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5 questions essentielles à la création d'une politique de flotte

26 mai 2015 09:29:00 BST | Géolocalisation, GPS, gestion de flotte 5 questions essentielles à la création d'une politique de flotte

Vous souhaitez vous lancer dans la création d'une politique de flotte mais ne savez pas par où commencer ? Nous vous expliquons tout ici !

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Vous souhaitez vous lancer dans la création d'une politique de flotte mais ne savez pas par où commencer ? Cet article est pour vous ! Nous vous avions déjà parlé de l’importance d’une politique de flotte et nous vous avions donné tous les points nécessaires au contenu. Aujourd’hui, nous vous présentons toutes les questions vous devez vous poser avant d’entamer la création de votre politique de flotte :

1. Qui est chargé de créer la politique automobile ?

Cela va dépendre du secteur d’activité de votre entreprise mais dans l’idée tous les services de votre entreprise sont plus ou moins impliqués. Les ressources humaines en partenariat avec le gestionnaire de flotte peuvent décider de la politique. Mais il se peut que vous deviez impliquer la direction financière également, qui aura son mot à dire surtout concernant les dépenses qui vont apparaître dans la politique (achat de nouveaux véhicules par exemple). Vous allez aussi devoir demander l’avis des services qui vont utiliser les véhicules comme par exemple les commerciaux.

 

2. Comment doit se découper la politique?

Votre politique va déterminer un ensemble de règles pour éviter les débordements liés à l’utilisation de votre flotte comme par exemple le volume grandissant des infractions. La politique va être séparée en 3 parties :

  • une organisation générale de l’utilisation de la flotte en précisant les grands principes de fonctionnement comme par exemple le choix du véhicule par les collaborateurs, les règles de sécurité mais également les responsabilités comme encourager à l’éco-conduite en faveur du développement durable.
  • les règles d’utilisation liées à la maintenance, l’entretien, les révisions …
  • une grille des véhicules précisant la marque, le modèle et les options. S’ajoute à cela, les prix et toutes les autres dépenses liées aux véhicules comme les frais en carburant, en révision. A cette grille peut s’ajouter les catégories de véhicules.

 

3. Que doit mettre en avant la politique liée aux véhicules ?

La politique de flotte doit faciliter la mission des acheteurs et des gestionnaires de flotte mais également optimiser les coûts de la flotte. Tout en satisfaisant les collaborateurs.

Votre flotte peut être constituée de véhicules identiques comme elle peut être diversifiée à travers des modèles, des marques et des options différentes. Sachez qu’un nombre de 3 à 4 catégories est suffisant au-delà ça devient compliquer.

Dans les 2 cas, votre politique de flotte doit mettre en avant une grille des véhicules. Cette grille a plusieurs va permettre de déterminer l’ordre d’attribution.

Vous pouvez par exemple déterminer l’attribution des véhicules selon les strates hiérarchiques ou l’ancienneté. Fixez les règles qui permettent à un collaborateur de passer d’une catégorie à une autre.

 

4. Quelles sont les conditions pour que la politique ait du succès ?

Quelle que soit les règles adoptées, il faut une grande transparence, car, sinon, c’est une source de polémiques et de conflits. De plus votre politique doit être précise, claire et tout le monde doit pouvoir la comprendre autant le service administratif, des ressources humaines que celui des finances, des ventes … etc. N’hésitez pas à demander l’avis de vos salariés et des différents services afin d’obtenir une satisfaction complète et surtout les impliquer dans les projets de l’entreprise.

Ensuite vous devez véhiculer votre politique de manière générale. Pour cela, vous pouvez utiliser différents outils pour la rendre accessible à tous :

  • Newsletter ou journal interne de l’entreprise
  • Intranet
  • Echanges lors de réunions
  • Tableau d’affichage dans votre cantine ou à la machine à café

 

5. Les règles qui doivent encadrer l’utilisation des véhicules ?

Nous vous encourageons à lire nos articles précédemment écrits sur le sujet en cliquant sur les liens suivants : "5 points clés d'une politique de flotte" et "5 points (annexes) nécessaire à une politique de flotte".

 

Optimisation de votre flotte

Camille Riesbeck

Written By: Camille Riesbeck

Camille is a Community Manager at Transpoco France, experienced in web management, SEO, data analysis and community management