Au cours de cette année 2025, les employeurs bénéficiant d’une flotte de véhicules se trouveront à un tournant majeur dans le cadre de la réforme des Avantages en Nature (AEN). Paru au Journal officiel le 27 février, le tout nouveau texte fonde ses règles de calcul uniquement sur l’établissement d’une valeur locative à retenir pour la taxation des AEN, tout particulièrement pour ce qui concerne les véhicules thermiques et électriques. Or, de tels évolutions impactent directement les fiches de paie, les cotisations sociales et le pouvoir d’achat des salariés. De la part des employeurs, cette réforme impose un respect plus rigoureux de la limitation existante consistant à ne pas confondre le véhicule de service et le véhicule de fonction. L’enjeu est donc clairement de bien interpréter ces évolutions, tant pour garantir la conformité à la norme que pour optimiser les coûts.
En entreprise, la distinction entre véhicule de service et véhicule de fonction est essentielle, notamment en matière d’Avantage en Nature (AEN). Le véhicule de service est exclusivement réservé à un usage professionnel : il sert aux déplacements liés à l’activité (interventions, livraisons, visites clients, etc.) et n’engendre aucun AEN. À l’inverse, le véhicule de fonction, mis à disposition d’un salarié pour un usage mixte (professionnel et personnel), génère un AEN soumis à cotisations sociales. Ce dernier représente un avantage fiscal non négligeable, intégré à la rémunération. Comprendre cette différence permet d’éviter les erreurs de déclaration et les redressements en cas de contrôle.
Depuis le 1er février 2025, la réforme des AEN modifie en profondeur les règles d’évaluation pour les véhicules de fonction. Désormais, les véhicules achetés sont soumis à un taux forfaitaire de 15 % du prix d’achat (10 % au-delà de 5 ans), et ceux loués à 50 % du coût global annuel, avec un supplément si l’employeur prend en charge le carburant. Les véhicules électriques bénéficient d’un abattement de 70 % (plafonné à 4 582 €), à condition de répondre aux critères environnementaux validés par l’Ademe. Pour les entreprises, cette réforme se traduit souvent par une hausse des cotisations sociales.
L’Urssaf (Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales) veille au bon respect des déclarations sociales en entreprise, notamment en matière d’avantages en nature liés aux véhicules. Si une entreprise déclare à tort un véhicule de fonction comme véhicule de service — donc non soumis à cotisation — alors qu’il est utilisé à titre privé, elle s’expose à un redressement. En cas de contrôle, l’Urssaf peut réclamer les cotisations non versées, assorties de pénalités. Une mauvaise déclaration, même involontaire, peut donc avoir des conséquences financières importantes. D’où l’intérêt de bien documenter l’usage réel des véhicules.
Pour faire face aux risques inhérents aux déclarations erronées, les entreprises peuvent s’appuyer sur des outils de gestion de flotte tels que ceux proposés par Transpoco qui, par des rapports détaillés sur l’activité des véhicules, permettent de prouver l’absence d’usage privé d’un véhicule de service, et facilitent le respect de la législation Urssaf et la sécurisation du fonctionnement interne. La réforme des AEN impose la plus extrême vigilance. Grâce à une gestion rigoureuse des véhicules, il est possible d’optimiser ses coûts et éviter d’éventuelles sanctions pour déclarations inexactes avec le support de solutions technologiques fiables.