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Concernant la gestion de flotte, il y a une telle quantité de choses à prendre en compte qu’il est nécessaire d’être multitâche pour veiller à son bon fonctionnement. Mis à part cela, il y a des choses que nous ne pouvons certainement pas éliminer et que nous devons plutôt faire simultanément.

Parmi tous les aspects à prendre en compte, nous retrouvons la maintenance ainsi que le bon fonctionnement de la flotte. Outre les interventions non planifiées causées par des pannes, trouver non seulement le temps mais aussi la disponibilité pour les véhicules qui ont besoin d'un entretien régulier peut devenir un véritable défi si vous en avez besoin quotidiennement, mais ce n’est pas quelque chose qu’il faut négliger. Comment optimiser les prestations de maintenance tout veillant au bon fonctionnement de la flotte ?

1 - Effectuez des vérifications régulières du véhicule. Il est vraiment nécessaire d’inspecter régulièrement vos véhicules. Les petites vérifications régulières sont celles qui permettent de déceler les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent et deviennent sérieux ou très coûteux. Cela vous permettra d’éviter des temps d'arrêt imprévus, mais aussi d’impacter votre budget.

2 - Mettez l'accent sur les prestations de maintenance qui améliorent l'efficacité énergétique. L'efficacité énergétique est d'une grande importance pour votre budget, vous devez donc vous assurer que les prestations de maintenance réalisées sur vos véhicules assurent les meilleures conditions d'efficacité possible. Veillez donc à ce que l'efficacité énergétique soit une priorité du point de vue de la maintenance afin de maintenir vos véhicules en bon état de fonctionnement.

3 - Méfiez-vous des coûts de réparation inutiles et des temps d'arrêt. Dire que l'entretien de la flotte est nécessaire ne signifie pas que toutes les prestations de maintenance sont utiles. Vous devez faire la distinction entre ce qui est nécessaire et ce qui ne l'est pas. L'entretien non nécessaire pourrait entraîner des temps d'arrêt supplémentaires, en plus de vous faire perdre de l’argent. Assurez-vous de faire les bons choix.

4 - Si vos véhicules parcourent beaucoup de kilomètres, assurez-vous de faire attention aux freins et à l'état des pneus. Les pneus doivent être correctement vérifiés et remplacés dès qu’ils présentent des signes d’usure. Cela a un impact sur la sécurité des véhicules et sur la consommation de carburant. Le contrôle minutieux des pneus est un pas en avant vers le bon fonctionnement du véhicule.

5 - Gardez un œil sur les prestations de maintenance. Si vous avez une visibilité totale sur les interventions de maintenance et les contrôles des véhicules ainsi que sur leur fréquence, vous serez en mesure de planifier et d'optimiser le temps qu'ils passent sur la route.

Chaque opérateur de flotte sait à quel point il est important d'établir un bon équilibre concernant le SMR (Service, Maintenance et Réparation) pour un certain nombre de raisons, allant de la sécurité à la conformité, ou bien des économies de carburant aux économies globales.

Si vous êtes en mesure d'économiser de l'argent sur vos dépenses annuelles SMR, cela vous donnera des ressources supplémentaires à utiliser pour d'autres besoins de votre flotte et vous permettra de développer votre entreprise. Mais attention, ne cédez pas à la tentation de mettre en place des pratiques dangereuses comme des méthodes pour faire des "économies". Vous ne devez pas faire l’impasse sur la sécurité, la conformité ou la qualité de votre service. Économiser sur les coûts de SMR ne signifie pas réduire les interventions de maintenance. Il existe quelques stratégies que vous pouvez mettre en œuvre pour réduire vos coûts annuels de SMR. Découvrez ces méthodes ci-dessous !

1 - Examinez attentivement le choix du véhicule. Le bon véhicule pour votre flotte ou votre entreprise est celui qui répond aux exigences de votre emploi selon les conditions d'exploitation. Cela signifie que vous ne devriez probablement pas choisir ce que vos conducteurs aimeraient avoir. Vérifier la période de garantie avant de choisir un véhicule peut également faire la différence en termes de coûts. Vous devez aussi prendre connaissance des options de maintenance qui pourraient être incluses et voir si elles sont compatibles avec votre système d'entretien désiré (pas nécessairement votre système actuel).

2 - Évaluer les différentes options avant de choisir un fournisseur de services de maintenance. Encore une fois, il n'y a pas d'approche universelle pour les flottes ; le défi consiste plutôt à trouver ce qui fonctionne le mieux pour votre entreprise et votre processus. Certaines flottes dépendent de franchises ou travaillent avec des entrepreneurs externes de maintenance, tandis que pour d'autres, il est préférable de s'en tenir à un groupe de fournisseurs différents afin d'obtenir un meilleur rapport qualité-prix. Selon des chiffres récents, 82% des flottes de PME déclarent qu'elles ne bénéficient d'aucun rabais de la part de leurs fournisseurs de maintenance. Cela devrait probablement encourager les flottes à envisager différentes options de maintenance, en réduisant leurs besoins d'entretien grâce à des inspections régulières des véhicules et à de meilleures stratégies de SMR.

3 - La gestion des conducteurs. Le fait de connaître les habitudes de conduite dangereuses qui pourraient avoir une incidence sur les coûts de SMR. Il est nécessaire de faire savoir à vos conducteurs qu'ils ont le devoir de prendre soin de leur véhicule et qu'ils sont responsables de la gestion des risques. Les recommandations du constructeur concernant les intervalles d'entretien devraient être suivies et bien connues des conducteurs, ainsi que les caractéristiques du véhicule et les témoins lumineux du tableau de bord. Cela permettrait à ce que les conducteurs réagissent rapidement lorsque c'est nécessaire et que les feux ne soient pas ignorés jusqu'à ce que quelque chose d'inévitable se produise.

4 - L’utilisation d'un logiciel de maintenance de flotte. 65 % des PME ont admis qu'elles approuvent manuellement tous les travaux de SMR et n'ont pas de système numérisé en place pour s'occuper de l'entretien de la flotte. Un tel outil peut aider les gestionnaires de flotte à faire le suivi des coûts de SMR, à faire des prévisions pour les coûts futurs et à agir en fonction d'une stratégie d'économie. L'utilisation de logiciels de maintenance de flotte n'est plus une prérogative des grandes flottes, nos options sont définitivement accessibles et vous ne retournerez jamais au travail manuel après avoir essayé nos solutions. Contactez-nous pour une démonstration ou un essai gratuit de notre logiciel de maintenance et de conformité pour en savoir plus.

Être connecté est maintenant une option pour presque tout. La technologie joue un rôle majeur dans notre vie quotidienne, non seulement lorsqu'il s'agit de travailler, mais aussi lorsqu'il s'agit d'accomplir des tâches simples comme commander un repas, payer un service ou réserver des vacances. L'industrie automobile ne fait pas exception à cette tendance moderne. Les gestionnaires de flottes devraient comprendre que les changements causés par l’évolution rapide de la technologie de l'automatisation se produisent plus tôt que prévu.

Les véhicules autonomes et connectés à l'Internet des objets (IdO) ont fait l'objet d'intenses recherches ces derniers temps. Des experts ont examiné les capteurs, les circuits, les possibilités de communication ainsi que les systèmes de contrôle des véhicules, les logiciels, l'intelligence artificielle et la collecte de données. Alors que les véhicules autonomes sont littéralement capables de détecter leur environnement et de se déplacer sans intervention humaine, les véhicules connectés sont équipés de systèmes intégrés capables de se connecter à un réseau comme un cloud, à d'autres véhicules ou dispositifs et à une infrastructure à l’aide d'une connexion Internet.

Lorsqu'on pense aux voitures autonomes, les gens imaginent un avenir dans lequel ils obtiendront un nouveau véhicule avec un bouton qui les emmènera où ils veulent. L'impact des véhicules autonomes sera beaucoup plus large que cela. Il y aura des routes réservées exclusivement à ces véhicules. Cela pourrait changer la façon dont nous avons l'habitude de voir les choses. Le suivi de la flotte ne va certainement pas diminuer, il sera sans doute plus important lorsqu'il n'y aura pas de conducteur humain au volant.

Les voitures connectées sont de plus en plus nombreuses. On estime qu'environ 381 millions de voitures connectées seront en circulation d'ici 2020.

Même si les systèmes d'IdO et l'intelligence artificielle ne sont pas encore très répandus, les avantages de la technologie automobile connectée pour les flottes sont déjà connus. La technologie des véhicules connectés pourrait à l'avenir permettre aux gestionnaires de flottes de surveiller presque tous les aspects de l'exploitation des véhicules en temps réel, de la vitesse à la localisation en passant par le trajet, à l'utilisation du carburant, de la distraction du conducteur à l'efficacité et à la sécurité. L'IdO permet de mesurer de tels paramètres (et probablement bien d'autres) et de transmettre leurs données.

L'écosystème mondial se transforme rapidement en un environnement plus complexe, et le passage à ce que l'on appelle les flottes ACES (autonomes, connectées, électriques, partageables) exigera une gestion et une recherche expertes. L'IdO, l'intelligence artificielle, le big data et la technologie automobile connectée ont déjà démontré qu'ils ont le pouvoir de révolutionner l'industrie de la gestion de flotte. Nous en connaissons le potentiel et nous y travaillons avec l'aide de notre équipe de recherche. Si vous êtes à la recherche d'un partenaire fiable pour votre projet de véhicules connectés à l'IdO ou de FEO (Fabricant d'équipement d'origine), vous pouvez nous contacter dès maintenant !

Une étude réalisée par Ipsos MORI et l’Institute for Transport Studies de l’Université de Leeds a démontré que les conducteurs contrôlés en excès de vitesse participant à des cours de sensibilisation au lieu de perdre des points et recevoir une amende sont moins susceptibles de récidiver.

Des cours de sensibilisation à la vitesse sont proposés aux conducteurs ayant été contrôlés en excès de vitesse comme alternative aux points de pénalité et aux amendes.

D’après cette même étude, les conducteurs sont à 23% moins susceptibles de récidiver dans les six mois après avoir participé au cours que ceux qui choisissent de perdre des points ou une amende à la place.  Après trois ans, la réduction des taux de récidive a atteint 18%.

De plus, les résultats de cette étude ont aussi mis en avant le fait que les excès de vitesse après une infraction et la probabilité d’être impliqué dans une collision sont liés. En effet, les conducteurs qui étaient les plus susceptibles de récidiver étaient aussi ceux qui étaient le plus susceptibles d’être impliqués dans une collision.

Les cours de sensibilisation à la vitesse encouragent donc un comportement de conduite plus sûr, n’hésitez pas à envisager cette alternative si vous avez remarqué ce genre de comportement chez vos conducteurs.

SynX, notre logiciel de gestion de flotte permet d’évaluer le style de conduite de vos conducteurs afin de mettre en place un plan d'action efficace pour améliorer la sécurité au sein de votre flotte. Il permet  aux gestionnaires de flottes de recevoir des alertes et des rapports sur des éléments caractéristiques d'une conduite dangereuse (excès de vitesse, freinages brusques ou accélérations rapides).

Si vous souhaitez en savoir plus sur SynX, cliquez ICI afin de programmer une démo !

Le bon fonctionnement d’une flotte nécessite l’implication de tous les acteurs. Une bonne coopération au sein de votre équipe permettra de réduire vos coûts sur le long terme tout en améliorant la sécurité. Découvrez nos 4 conseils pour y arriver.

1) Instaurez une charte de véhicules

Une charte de véhicule est composée de l’ensemble des règles d’utilisation des véhicules utilisés par les employés. Ces règles concernent notamment la façon de conduire et l’entretien des véhicules. Vous pouvez donc utiliser ce document pour sensibiliser vos conducteurs au respect de ces règles afin d’améliorer la sécurité et de réduire vos coûts. Nous avons réalisé pour vous un guide de création de charte de véhicules pour vous accompagner dans ce processus.

2) Organisez des formations

Les formations à l’éco-conduite permettre de réduire le nombre d’accidents, les frais d’entretien ainsi que les dépenses en carburant. Durant ces formations, vos employés se perfectionneront concernant leurs réflexes (freinages, vitesses…). En effet, réduire ou mieux adapter sa vitesse permet de réaliser de grandes économies qui ne sont pas négligeables pour votre entreprise.

3) Communiquez activement

Il est important de communiquer quotidiennement sur des sujets importants tels que l’éco-conduite ou la sécurité routière (vitesse, alcool…) afin de sensibiliser vos conducteurs. La communication est d’autant plus importante après un accident, vous pourrez donc comprendre les raison de ce dernier afin de connaître les points à améliorer et de mieux cibler votre communication.

4) Évaluez la performance de vos salariés

Vous disposez de plusieurs outils à votre disposition afin d’évaluer les performances de vos salariés : applications smartphone, solutions de gestion de flotte... Ils permettent aux conducteurs de repérer les points à améliorer et les progrès effectués. Vous pouvez donc donner des conseils à vos employés afin de les aider à se perfectionner, ce qui permettra de réduire vos coûts.

Le coût global de possession d’un véhicule (TCO) est à un niveau très bas en France. Posséder un véhicule dans ce pays revient en moyenne à 594 euros par mois, ce qui est en dessous de la moyenne européenne qui est de 616 euros.

Cette baisse du TCO s’explique par le fait que les entreprises diversifient l’utilisation de leurs flottes, en adaptant les types de véhicules à la meilleure utilisation possible par rapport à leurs différentes fonctions.

En effet, le nombre de véhicules a beaucoup augmenté depuis quelque années. Les entreprises, les flottes du secteur public et les sociétés de location à long terme ont enregistré 789 783 véhicules neufs (voitures et véhicules utilitaires légers) en 2016, ce qui est en hausse de 8,1 % par rapport à 2015. Le nombre de voitures a augmenté de 9 %, il est donc de 467 294 unités, alors que le nombre de véhicules utilitaires légers a augmenté de 6,7 %, avec 322 489 unités.

Un autre facteur qui pourrait expliquer cette baisse est aussi la baisse du prix moyen au kilomètre qui est due à la baisse des taux d'intérêt et autres coûts de financement.

Le diesel reste le carburant préféré des véhicules d'entreprise, avec une part de 86% du marché total des véhicules d'entreprise en 2016. En revanche, suite à la réforme fiscale défavorisant le diesel, une augmentation des voitures essences devrait avoir lieu.

La télématique embarquée est fréquemment utilisée par les gestionnaires de flotte, notamment pour la géolocalisation. Bien que ces fonctionnalités soit très pratiques, la loi évolue constamment pour encadrer ces dispositifs et protéger la vie privée des salariés.

Quelles sont les règles à respecter concernant la sécurité des données ?

Grâce à la géolocalisation des véhicules, les entreprises sont capables de mieux organiser les déplacements de leurs conducteurs, d’assurer leur sécurité, de connaître les causes de retards ou d’accidents mais aussi de retrouver un véhicule volé ou en panne. Ces informations sont primordiales afin d’optimiser la gestion de la flotte.

La Commission nationale informatique et libertés (CNIL) a défini des règles à respecter pour toute entreprise utilisant des systèmes de géolocalisation :

• Les salariés doivent être informés de l’installation de ces dispositifs
• La géolocalisation ne doit pas être utilisée dans le but de contrôler la vitesse des salariés sur la route
• Il est interdit de contrôler les salariés en dehors des heures de travail
• Si l’organisation des déplacements est libre, la géolocalisation n’est pas autorisée

Toute personne travaillant dans l’entreprise peut avoir accès aux données enregistrées les concernant. Il est important de sécuriser ce dispositifs afin de garantir la confidentialité des données.

De plus, la durée de conservation des données est réglementée :

• Deux mois maximum pour la plupart des éléments
• Un an pour les informations utilisées pour l’optimisation des déplacements
• Cinq ans pour les données servant au suivi du temps de travail

Transpoco s’est engagé à respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) qui est entré en vigueur le 25 mai 2018. Nous assurons donc la sécurité et la confidentialité de vos données. Cliquez ici pour en savoir plus ou ici si vous voulez programmer une démo de notre logiciel de gestion de flotte.

En tant que propriétaire de flotte, votre priorité doit être de maximiser le temps de disponibilité et de réduire les coûts. Cependant, si vous disposez d'une d’une grande diversité de véhicules et d'équipements, l'optimisation du cycle de vie de la flotte peut s'avérer difficile.

Une stratégie d’optimisation du cycle de vie doit être basée sur des besoins opérationnels spécifiques. Il est aussi nécessaire de comprendre les exigences de maintenance, l'analyse des données et la valeur de revente potentielle.

Voici quelques conseils que vous devriez suivre :

Mesurez tout

Vous avez besoin d'indicateurs pour suivre les progrès, mais ils ne seront qu'une série de chiffres si vous ne mesurez rien d'utile. Afin d'assurer l'efficacité de votre flotte, vous devez mesurer tout ce qui compte. Une fois que vous connaissez les mesures, vous aurez une bonne compréhension de ce qui doit être amélioré. Le coût par kilomètre, la tendance des coûts totaux et le résumé des coûts d'exploitation donnent un bon aperçu du rendement des véhicules et de la flotte. La mesure et le suivi des données pertinentes peuvent avoir un impact direct sur votre flotte.

La documentation numérique

Le stockage de dossiers appartient au passé. Maintenant, vous pouvez tout stocker dans un format numérique, et à un coût minimal. Tous les documents tels que les factures, les reçus, les photos, les manuels des produits, les dossiers des employés, etc. peuvent être stockés dans un seul et même emplacement numérique. Cela vous permet d'accéder instantanément à toutes les données à partir de n'importe quel appareil connecté à Internet et de n'importe quel endroit.

Ne surchargez pas

Ne surchargez pas vos camions et remorques. Les véhicules en surpoids représentent une menace pour la sécurité des déplacements, ce qui met en danger les conducteurs et les autres usagers de la route. De plus, ils provoquent une usure excessive du véhicule, les freins et les pneus devront être remplacés plus souvent. Respectez les exigences relatives à la charge du véhicule et utilisez des balances industrielles pour vous assurer de ne pas dépasser la limite de poids recommandée et d’éviter les amendes pour surpoids.

Programmez régulièrement vos prestations de maintenance

Lorsqu’une flotte est bien entretenue, vous aurez moins de réparations imprévues et de temps d'immobilisation. Cela permettra à vos conducteurs d'être plus productifs sur les routes et de conduire des véhicules sécuritaires. Certaines tâches d'entretien préventif comprennent les vidanges d'huile, les contrôles de sécurité et l'inspection des pneus. Rendez l'entretien aussi facile et accessible que possible pour tous les employés. De cette façon, vous vous assurerez que votre flotte est entretenue dans les délais impartis.

Optimisez l'utilisation de vos véhicules

Maintenir un kilométrage élevé serait l'idéal, mais ce n'est pas toujours pratique. Apprenez comment utiliser chaque véhicules, cela peut vous aider à vous assurer qu’ils sont tous utilisés de la même façon au lieu de passer à travers certains véhicules plus rapidement que d'autres. L'utilisation optimale du véhicule peut également vous aider à prendre de futures décisions d'achat.

Soyez prévoyant

N'attendez pas que la catastrophe frappe pour prendre des mesures de sécurité. Prenez de l'avance sur les problèmes potentiels et essayez d'atténuer les risques qui peuvent mettre en danger la vie de vos employés ou affecter l'entreprise de quelque façon que ce soit. Soyez proactif et comprenez ce qui manque ou ce qui doit être ajouté aux mesures de sécurité. Ne négligez pas l'utilisation de dispositifs comme les applications de surveillance du comportement du conducteur, les caméras embarquées ou les balances industrielles. Cela vous aidera à prévenir les problèmes avant qu'ils ne deviennent de sérieux risques pour la sécurité.

Gérez votre flotte régulièrement afin de vous assurer qu’elle fonctionne efficacement sur le long terme.

La suite SynX by Transpoco, avec tous les différents packs et fonctionnalités disponibles, peut certainement profiter aux petites et aux grandes entreprises et simplifier la vie des gestionnaires de flotte ou de toute personne gérant des véhicules à des fins commerciales.

Les logiciels de gestion de flotte en tant que service (SaaS) aident les entreprises de différentes façons. Évidemment, certaines fonctionnalités peuvent être plus importantes et plus pertinentes pour une entreprise que pour une autre. En revanche, lorsqu'il s'agit d'atteindre un bureau informatisé, ce type de logiciel représente un grand pas vers une entreprise plus durable, plus sûre et moins sujette aux erreurs.

Que peut vous apporter le concept d'un bureau informatisé ? Si vous utilisez un système numérisé, vous bénéficierez non seulement d'une réduction du temps consacré aux tâches administratives, à l'impression et à la copie, mais vous pourrez surtout accéder très rapidement aux informations dont vous avez besoin en quelques clics.

Jetez un coup d'œil aux 3 fonctions de la suite SynX qui pourraient vous aider non seulement à atteindre un bureau informatisé, mais aussi à transmettre toutes les données de votre flotte plus rapidement que jamais !

1 - Vérification des applications et du tableau de bord

Notre logiciel de maintenance vous permet d'effectuer des contrôles de vos véhicules selon les listes de contrôle standard. Vous pouvez aussi mettre en place différents processus d'inspection de véhicules qui peuvent être personnalisés en fonction des besoins de votre flotte. C’est une application facile à utiliser qui enregistre les vérifications effectuées par vos conducteurs. Le tableau de bord recueille les vérifications effectuées et les défauts enregistrés par vos employés en toute sécurité. Oubliez les listes de contrôle papier et les copies, tout ce dont vous avez besoin en cas d'inspection peut être trouvé instantanément dans SynX. Cette fonctionnalité est disponible dans tous les packs SynX Maintenance et Perform ou indépendamment. N'hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus ou pour commencer avec une version d'essai gratuite !

2 - Gestion de l'entretien

L'enregistrement des défauts par des contrôles quotidiens ou réguliers effectués par vos employés est essentiel pour assurer le bon fonctionnement du système de maintenance et tirer le meilleur parti de votre flotte. En revanche, ce n'est certainement pas la seule chose dont vous avez besoin. Tous les défauts doivent pouvoir faire l'objet d'une action et être traités rapidement par votre prestataire de service ou votre garage. Ceci est possible grâce à la section gestion de l'entretien, qui offre la possibilité de créer un demande d’entretien directement à partir d'un défaut dans la section Carnet de suivi. Vos partenaires de maintenance peuvent voir instantanément les défauts à partir des image téléchargées par vos conducteurs. Vos partenaires de maintenance peuvent voir instantanément les défauts recensés par vos conducteurs. Ils peuvent aussi reconnaître rapidement le problème et fournir une estimation de temps pour sa résolution.  Si vous dépendez de fournisseurs de maintenance externes, l'outil de gestion de l'entretien vous aidera grandement à communiquer avec eux.

Vous pouvez télécharger des photos de défauts à partir de l'application Carnet de suivi de manière très simple !

Tous les défauts et les étapes de maintenance peuvent faire l'objet d'une action à partir de la section gestion de l'entretien

3 - Documentation du conducteur dans les paramètres

La section Paramètres, disponible pour tous les packs SynX Move et Perform, vous donne un contrôle total sur les différents paramètres de votre flotte avec une section dédiée aux conducteurs. A partir de là, vous pouvez non seulement établir l'accès aux différentes fonctionnalités de l'application, mais aussi télécharger tous les documents des conducteurs en quelques clics.

Depuis le 1er janvier 2018, la prime à la conversion des véhicules est accessible à tous !

L’objectif est d’accélérer le renouvellement du parc automobile ancien et polluant. Cette prime aide alors les ménages français à acheter un véhicule neuf ou d’occasion en échange de la mise au rebut d’un ancien véhicule.

Les changements mis en place : 

• Suite aux aides Hulot, ce dispositif concerne désormais aussi l'achat de véhicules d'occasion. En effet, auparavant, la prime à la conversion était réservée aux véhicules neufs.
• Depuis 2018, la prime, qui ne concernait que les ménages non-imposables, concerne désormais tous les français.

Quels véhicules sont concernés ?

Les véhicules diesels : 
- Immatriculés avant 2006 pour les ménages non-imposables 
- Immatriculés avant 2001 pour les ménages imposables

Les véhicules essence :
- Immatriculés avant 1997, que le ménage soit imposable ou non

Le montant de la prime dépend du véhicule acheté et de la situation fiscale du foyer. Pour les personnes non-imposables, elle peut atteindre 2000 euros ou même 2500€ pour toute personne achetant un véhicule électrique neuf.