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Pour établir une stratégie qui prend en compte les risques associés à l’activité de leur flotte de véhicules, les gestionnaire de flotte se servent de l’analyse des styles de conduite pour établir de bonnes fondations et pour repérer les conducteurs à risque. Si cette démarche est accompagnée d’un programme de formation des conducteurs cela peut permettre de minimiser les risques d’accidents ainsi que les dépenses liées à la consommation de carburant.

Ce principe peut paraître logique pour les personnes qui connaissent le potentiel de cette démarche d’analyse de style de conduite. En toute logique des actions devraient être mises en œuvre pour améliorer la conduite au sein de l'entreprise et ainsi réduire les risques.
D'après une récente étude publiée par Fleet News (site d’information à destination des gestionnaire de flotte), il semblerait que beaucoup d'entreprises ne mettent pas de correctifs en place à la suite de l’analyse des styles de conduite au sein de leur flotte.

Bien sûr toutes les entreprises  ne sont pas à mettre au même niveau. Les employeurs de plus de 55 ans par exemples accordent moins d’importance à la gestion des styles de conduite : 54% d’entre eux ne prendront aucune action contre les comportements à risques. Il est assez intéressant de noter que les personnes entre 18 et 34 ans avec des responsabilités similaires vont au contraire agir contre ces comportements : 94% des personnes interrogées contrôle les styles de conduite au sein de leur flotte.
D'après la même étude, 63% des personnes interrogées sont plus inquiètes par les possibles risques de sécurité informatique lié à l'utilisation d'outils Télématiques que par les comportements à risque sur la route.

D'autres recherches publiés par les université de Lisbonne et Coïmbre se concentrent elles sur les résultats fournis par les entreprises qui proposent une analyse des styles de conduite en temps réel. L’étude publiée en 2017 prend pour cible les entreprises de bus de transports en commun, et les comportements  inefficaces voire dangereux, des départs brusques aux dépassements de vitesses.

Cette étude comportait 3 phases, pendant la première et la troisième les conducteurs recevaient en temps réel des commentaires sur leur conduite, pendant la deuxième phase les conducteurs ne recevaient pas de commentaire.

D'après l’étude, l’entreprise de bus a profité des commentaires, les conducteurs modifiant leur conduite en fonction des commentaires, là où les événements de conduite à risque étaient plus fréquents en l’absence de commentaire. Pendant la troisième phase les comportements à risque se retrouvaient à nouveau réduits en présence de commentaires.
Cette étude montre donc que, lorsque réalisée de manière intelligente, la gestion des styles de conduite permet aux entreprises de sécuriser et de réduire la consommation de carburant de leur flotte de véhicules si les conducteurs acceptent la critique et adoptent les comportements suggérés.

Lorsqu’on est responsable de flotte on doit savoir gérer les coûts que représente sa flotte et les diminuer dès que l’occasion se présente.

C’est un fait que les coûts liés à la gestion de flotte ou même à l’utilisation des véhicules dans une entreprise en général sont gérés de manière très inégale. De nos jours, les entreprises comptent beaucoup sur les véhicules pour se développer, mais cela peut générer des coûts énormes. La bonne nouvelle est que ces coûts peuvent être réduits.

La mauvaise nouvelle qu'un changement de mentalité et de pratique est nécessaire pour réussir à optimiser ses coûts et changer sa façon de manager sa flotte. 

Qui est responsable pour les coûts superflus d'une flotte de véhicules ?

On ne va pas commencer à pointer du doigt le responsable de flotte, car souvent il n’existe pas au sein d’une entreprise. Ce qui nous amène à un premier problème : dans la plupart des entreprises, une flotte de véhicules soutient l’entreprise mais ne fait pas partie de son activité principale. Pourtant l'utilisation des véhicules est essentielle au cycle de vie de l’activité, et c’est vrai même si ce n’est pas vu comme faisant partie de l'activité au vue du produit vendu ou du service final au client. 

Souvent la flotte connaît un manque de ressources, et la gestion de glotte est mise de côté et laissée à “celui qui a le temps”.

Quand on parle de gestionnaires de flottes qui n’existent pas, nous ne disons pas que les véhicules s’occupent d’eux-mêmes mais plutôt que le rôle de gestionnaire de flotte est très peu commun. En effet, ce sont souvent des employés qui ont la responsabilité additionnelle de gérer les coûts d’une flotte de véhicules en plus de leurs autres obligations primaires. Et cela dépend évidemment du temps qu’il leur reste après leur travail principal.

Si vous avez été employé au départ pour un poste et que vous avez fini par vous occuper de la flotte de l'entreprise, ou si vous êtes propriétaire d’une entreprise ou directeur financier et que vous avez progressivement acquis les responsabilités d'un gestionnaire de flotte, vous n’avez probablement pas l’expertise nécessaire pour ce rôle ou même les ressources afin de gérer votre flotte de manière professionnelle.

Gérer une flotte demande des outils et de l’expérience et ne pas les avoir à votre disposition peut entraîner des inefficacités ou des économies manquées. Par exemple, vous pouvez ne pas savoir quelles mesures adopter pour éviter des dommages sur véhicules ou encore comment réduire les risques d’accidents en optimisant les trajets, etc.…

Les conséquences d’un manque d’expérience et d’expertise dans le management de votre flotte amènent à un manque sur les données globales de votre flotte qui ne sont pas enregistrées de manière régulière.

Si vous décidez de quelque chose concernant votre flotte mais n’avez pas les bonnes informations, ou même toutes les informations afin de vous accompagner, comment êtes-vous sûr d'avoir pris la meilleure décision ?

Nous pensons que tous ces problèmes peuvent être résolus :

Nous pouvons vous offrir l’expertise nécessaire pour vous guider et vous aider à gérer votre flotte et ses coûts. Nous pouvons vous aider à étendre votre activité mais aussi à économiser des sommes qui seraient visibles dès les premiers mois. En d’autres mots, il y a beaucoup d’économies potentielles qui vous attendent !

La géolocalisation de véhicules est la technologie qui se cache derrière tout système de gestion de flotte. Elle utilise une technologie de navigation satellite, qui, grâce à un receveur, transmet les coordonnées GPS d’un objet et indique exactement où se situe l’objet traqué à une interface lisible pour l'utilisateur final.

Dans notre guide complet concernant la géolocalisation des véhicules de votre flotte nous vous fournissons des arguments, le type de traqueurs que nous utilisons ainsi que des conseils pour choisir votre système de géolocalisation et les fonctionnalités phares qui pourraient vous intéresser.

Avec cet article nous souhaitons aussi répondre à des questions qui nous sont souvent posées :

1. Est-ce que je peux traquer un conducteur seulement avec son téléphone ?

Il est facile d'éteindre un téléphone ou d’enlever la géolocalisation, etc… La géolocalisation par GPS et la géolocalisation des véhicules sont deux choses différentes : vous pouvez trouver votre téléphone en cas de perte mais traquer un véhicule 24/24h et en tirer des données exploitables afin de faire des économies est une toute autre chose.

2. Est-ce que je peux commencer à traquer mon véhicule dès l’achat ?

Cela ne prend vraiment pas longtemps, vous pouvez installer un traqueur à l’intérieur du véhicule et le logiciel de gestion de flotte va commencer à recevoir des informations sur ce véhicule. Les informations reçues vont dépendre de quel type de solution vous avez opté pour votre solution de gestion de flotte.

3. Est-ce qu’une solution de gestion de flotte peut-être intégrée dans mon système ?

Par une API, les fournisseurs d’une solution de gestion de flotte sont généralement en mesure d’autoriser certaines intégrations.

Si vous recherchez une fonctionnalité très précise d’une solution de gestion de flotte qui n’est peut-être pas très commune ou que vous ne le voyez pas sur la listes des fonctionnalités, n’hésitez pas à en parler directement aux fournisseurs du système de gestion de flotte désiré qui seront alors en mesure de vous aider.

Quand on pense à la performance d’un système de gestion de flotte, on s’attend à de la qualité, à des outils adaptés et surtout à une expérience unique de découverte et d’opportunités dans le cadre de votre travail.

On imagine souvent le manager un peu sceptique essayer un de nos essais gratuits qui lui permettraient de comprendre et de voir les options intéressantes pour lui. Souvent il opte pour notre solution en ayant une pression pour être plus actif sur le plan de la sécurité routière.

Pourtant, après cet essai gratuit, les gestionnaires de flotte sont globalement convaincus de l’utilité d’un tel système.

Mais quelles devraient être vos attentes quand vous prenez un logiciel de gestion de flotte ?

1- Choisir moins c’est faire plus.

Quand les entreprises recherchent leur logiciel de gestion de flotte, ils sont souvent tentés par le logiciel avec le plus de fonctionnalités. Or, voir les choses en grand c’est bien, mais ça ne veut pas que les choses seront optimale pour vous.

Une large palette de fonctionnalités ne rime pas forcément avec un logiciel de gestion de flotte de qualité qui est facile d'utilisation.

Nous vous conseillons de prendre contact avec un conseiller dans le système de gestion de flotte pour vous accompagner dans vos options et ensuite pouvoir opter pour une version d’essai.

2. Avoir trop d’attentes vous donne une vision irréaliste. 

Nous avons tendance à penser que nos attentes sont réalistes quand il s’agit d’une flotte de véhicule. Or il faut avoir une vision réaliste, il faut faire des analyses précises de votre flotte et agir en fonction des besoins et exigences de votre flotte en fonction de l'expérience que vous gagnez.

3.Prédire le futur. Si vous voulez être capable de prédire de manière précise le futur vous devez prendre en considération les 5 prochaines années.

En effet, au fur et à mesure des années votre travail va évoluer ainsi que vos outils, et vous serez capable de vous préparer pour vos futurs défis sans vous poser de questions sur la justesse de vos analyses.

4. Le niveau de support requis. Allez-vous avoir besoin d’aide de manière quotidienne de la part de l’équipe de votre système de gestion de flotte ? Si oui, vous devriez regarder si c’est inclus dans votre offre ou non.

5.L'analyse de données. Ici est un point crucial :

Pensez-vous que vous pouvez avoir toutes les informations sur tous les aspects de votre flotte que vous souhaitez ? Faudrait -il installer des traqueurs spécifiques qui recueillent des informations spécifiques ? Cela va-t-il être exportable pour pouvoir vous donner des informations utiles à vos prises de décision ?

Il est important de tout savoir à l’avance. 

Il est difficile d’avoir la lettre F et de ne pas parler de Flotte. Nous allons vous apporter quelque chose que vous ne savez pas sur la gestion de votre flotte : La gestion de votre carburant.

Étant un composant essentiel pour votre flotte, le carburant est pour le moment la plus grande contribution au coût de votre flotte, et pour cette raison il requiert le plus d’attention.

Combien une flotte paie-t-elle pour son essence ?

Cet élément vital aux opérations de flotte de véhicules n'est pas constant, il dépend des fluctuations du marché et des tendances qui sont souvent imprévisibles. Cela a mené au développement d’outils par les logiciels de gestion de flotte, notamment “la couverture carburant” qui est un outil qui vous aide à réduire vos besoins de carburant, et qui aide votre entreprise à avoir un prix de carburant stable ou alors avec un plafond.

Comment les flottes paient-elles pour le carburant ?

Même si cela semble rudimentaire, toutes les entreprises n’ont pas de moyen de paiement alternatif comme la carte carburant. Plutôt, les les conducteurs utilisent du cash ou leurs cartes personnelles qui induisent des frais qui sont remboursées plus tard par l’entreprise.

Ces méthodes, même si elles aident les conducteurs à remplir leurs réservoirs à volonté, n’aident pas le contrôle et le management du carburant par le gestionnaire de flotte.

Les cartes carburant vous permettent de mieux gérer vos dépenses, surtout si elles sont connectées à votre système de gestion de flotte qui vous donne une analyse en temps réel de ce qu’il se passe.  

Sans outil de gestion, le kilométrage par euro dépensé en carburant ne peux pas être proprement analysé. 

Comment le carburant est-t-il consommé et comment réduire sa consommation ?

On peut souligner ici que les niveaux de consommation de carburant pour des trajets qui ne sont pas essentiels pour votre entreprise peuvent être très élevés. Si vous commencez à traquer votre flotte, vous allez probablement découvrir des routes ou des détours pris qui rendent le parcours de vos employés peu rentable.

La manière dont vos conducteurs conduisent affecte aussi la consommation de carburant. 

Enregistrer la consommation de carburant en intégrant votre carte carburant vous donne des informations précieuses sur la consommation de votre flotte et cela va vous aider à mettre en lumière les points à améliorer pour votre entreprise.

Redimensionner une entreprise ou une flotte de véhicule peut être tout sauf un procédé simple. Quand il s’agit de commencer le processus, même les gestionnaires de flottes les plus expérimentés peuvent penser que cela se résume uniquement à la réduction du nombre de véhicules dans leur flotte.

Or c’est vrai, nous ne vous le cachons pas, lorsque des véhicules dans une flotte ne sont pas utilisés pour une longue période, ils représentent tout de même un coût :

Lorsqu'un véhicule entre dans votre flotte, il constitue un coût dès son entrée, et pas seulement quand il est effectif commercialement.

Dans certains cas, vous devriez redimensionner différemment votre flotte, ce qui se résume plutôt à de l'élimination et de la transformation de certaines activités de l’entreprise.

Il y a trois approches qui peuvent vous aider à réduire les coûts et augmenter la productivité sans forcément éliminer des véhicules.

1. Incluez vos conducteurs dans le processus du redimensionnement.  

Vos conducteurs ne seront pas forcément d’accord avec le processus. Si l’entreprise commence par avoir de nouveaux véhicules, ils peuvent rapidement décevoir les conducteurs s’ils ne rencontrent pas leurs attentes.

Vous pouvez, par exemple, opter pour des véhicules plus légers car votre activité vous le requiert et que vous sentez qu’ils vont être aussi efficaces que des véhicules plus lourd. Avant de faire cette transition, récupérez l’avis de vos conducteurs et expliquez pourquoi vous faites ce choix.

Avoir un nouveau véhicule peut vous faire faire des économies mais le succès de votre flotte dépend de vos conducteurs.

Nous avons ici un article pouvant vous aider à choisir le bon véhicule pour votre flotte.

2. Avoir une consommation de carburant et un entretien de véhicule optimal.

L’utilisation des véhicules doit être prise en compte quand on redimensionne une flotte de véhicule. Une voiture plus efficace peut faire le même travail que vos véhicules actuels et cela diminuerait grandement les coûts. La même chose pourrait se dire pour la consommation de carburant  ou la maintenance. Un véhicule plus grand ne représente pas nécessairement plus de dépenses en terme de maintenance ou de carburant. Certaines marques et modèles requièrent plus d’attention et plus de frais sans raisons particulières. Mais la consommation de carburant dépend aussi beaucoup de la manière dont vos employés conduisent.

3. Faites attention que le redimensionnement ou l’audit est suivis.

Penser à redimensionner son entreprise seulement quand on est poussé par le fait qu’il faut faire des économies est une erreur. Et comme toutes décisions brusques, cela pourrait mener à de mauvais choix ou à de mauvaises directions.

Avoir de la visibilité sur l’activité globale de votre flotte, son utilisation, son coût par véhicule, ouvre la possibilité à un audit régulier qui aide à un redimensionnement stratégique et optimisé.

Il est important de bien suivre toutes les informations afin de pouvoir décider correctement qu’il est temps de prendre action !

L’ETSC (European transport safety council) est une association à but non lucratif, basée à Bruxelles, qui se revendique indépendante et qui est dédiée à la réduction du nombre de morts et de blessés dans les transports en Europe.

Récemment, l’ETSC a sorti un article (en anglais) sur le rôle d’un gestionnaire de flotte dans l’amélioration des préventions des risques pour les entreprises dont l'activité commerciale dépend des véhicules.

Selon leurs chiffres, plus de 25 000 personnes ont perdu la vie en 2017 et autour de 135 000 personnes ont été blessées suite à une collision en Europe. En tout, il est estimé que plus de 40% des personnes impliquées dans un accident allaient au travail et 40% des accidents mortels sont liés au travail.

Une solution de gestion de flotte offre une panoplie d’outils qui servent non seulement à réduire les risques sur la route, mais qui aident aussi à identifier les problèmes au sein de votre flotte et à améliorer les ventes.

Selon l'ETSC, ces logiciels puissants peuvent minimiser les risques en adoptant différentes approches :

• Certaines routes ont des problèmes de sécurité bien connus qui ont un impact sur les conducteurs dans le cadre du travail comme sur les conducteurs normaux. Il faudrait les éviter.

• Ensuite, il y a des problèmes liés directement aux conducteurs. Par exemple, les conducteurs avec une mauvaise vue sont plus sujets aux excès de vitesse.

• Enfin, certains problèmes au sein d'une flotte peuvent être reliés au reste de l’entreprise. En effet, le chargement de véhicules peut être une cause de fatigue pour les employés par exemple.

Pour tirer un maximum des données d’une solution de gestion de flotte, l’ETSC a plusieurs suggestions :

• La récupération des données doit être faite régulièrement et de manière disciplinée. L’information obtenue pourra ensuite être convertie en information plus compréhensible par vos conducteurs. La récupération régulière d’information et son analyse ne vont pas seulement mener à une hausse de productivité, mais aussi à une diminution des comportements dangereux.

• Il est important d’avoir un programme d’évaluation des risques qui se concentre sur les problèmes les plus importants en fonction des informations disponibles.

• L'implémentation du système dans votre entreprise doit se faire en conformité avec la loi du pays dans lequel vous l'implémentez. Votre personnel a besoin d'être au courant de la récupération d’information.

• Enfin, le logiciel de gestion de flotte reste un outil qui doit être adopté par tous au sein de l'entreprise afin de partager la responsabilité de sa gestion...mais aussi ses succès !

Aujourd’hui dans notre série de blog " gestion de flotte de A à Z " nous allons parler des excès.

En temps que gestionnaire de flotte, le terme " excès " doit vous faire penser aux excès kilométriques. En effet, lorsque vous commencez un leasing pour un véhicule (LOA ou LLD), les excès kilométriques sont souvent sujet à des négociations avec le loueur.

Très souvent une limite en terme de kilomètres parcourus est établie entre les deux entreprises. Mais puisque l’utilisation d'un véhicule peut changer pendant la durée du leasing, il est difficile de s’y tenir. Les entreprises s’inscrivent alors fréquemment à un programme de leasing sans connaître la réelle utilisation de leurs véhicules.

Dans ce cas-ci, l'absence d'un bon logiciel de gestion de flotte peut nuire à ce contrat. En effet, s'il y a excès kilométrique, il y a des frais qui sont non seulement basés sur la dépréciation du véhicule mais aussi en fonction des termes du contrat.

Mais comment éliminer les charges suite aux excès ?

1. Traquez les véhicules qui sont en leasing. Si l'entreprise avec laquelle vous avez un accord ne vous le propose pas ou que vous ne l’avez jamais fait, c'est une solution fortement recommandée :

Ce n’est jamais plaisant de découvrir que vous avez dépassé la limite de kilomètres accordée par le loueur et c'est souvent coûteux. La situation inverse d’avoir payé trop de kilomètres n’est jamais agréable non plus. 

On vous conseille donc une solution de gestion de flotte.

2. Eliminez les trajets inutiles. Nous ne vous suggérons pas de limiter les déplacements pour les clients, ceux-là sont indispensables. Mais nous parlons des trajets à une station essence trop loin par exemple ou encore à de mauvais itinéraires. 

Si vous planifiez correctement vos trajets vous n’aurez aucun problème de kilométrage.

3. Dans la continuation du point précédent nous vous suggérons d'optimiser vos déplacements. Gérer de manière appropriée vos itinéraires peut vous faire gagner des kilomètres. Il est important de baser ses décisions sur des faits et non des estimations. 

On parle alors d'économies qui peuvent se visualiser dès le premier mois et une hausse de productivité qui augmente le nombre de trajets par jour suite à des itinéraires intelligents. Les solutions de gestion de flotte proposent souvent des planifications d’itinéraires pour ne pas faire d’excès kilométrique.  

On dit souvent que les excès sont mauvais mais nous pensons que les excès de précaution et de planification sont eux des très bons comportements pour tout gestionnaire de flotte.

Il n’y a rien de mieux qu'une bonne histoire d’horreur pour vraiment être dans une ambiance d’Halloween.

Pour certains ce sont leurs jours favoris de l’année, du moins pour ceux qui ne travaillent pas et profitent des festivités. D’autres, comme dans le secteur du transport, peuvent bénéficier d'Halloween pour travailler à l'amélioration de leur flotte.

C'est une fête souvent utilisée pour nous rappeler de faire attention pendant les périodes festives sur la route. Comme ici où la police Américaine du Connecticut a fait une vidéo humoristique sur la prévention routière. 

Mais si on revient à la partie qui fait peur : êtes-vous prêt pour le pire scénario Halloween d'un manager de flotte?

Je vais vous expliquer : 

1. Ne pas faire ses vérifications quotidiennes de véhicules, et se faire contrôler par les forces de l'ordre… avoir un véhicule qui n’est pas dans la norme peut sérieusement sanctionner votre flotte.

Si par exemple vos véhicules ne sont pas dans les normes et doivent être mis hors service pendant un moment, vous avez un effectif en moins dans votre flotte.

2. Avoir des conducteurs agressifs sur la route. Conduire trop vite, freiner brusquement, ce sont des comportements qui sont dangereux non seulement pour votre conducteur mais aussi pour les autres usagers…  Savez-vous réellement comment se comportent vos conducteurs ? Selon notre expérience, lorsque des entreprises installent un système de géolocalisation et de suivi de comportement de conducteurs, les infractions deviennent inexistantes ou presque...

Nous avons un cas d’un autrichien se faisant flasher 42 fois, voila l’article…

3. Un système de maintenance inefficace. Evitons les catastrophes liées à l'usure inhabituelle des véhicules… Si la maintenance n’est pas bien faite ou inexistante, les véhicules ont plus de chance de tomber en panne et une voiture en panne, c’est de l’inactivité.  Mais la plupart du temps, il s’agit simplement de faire des maintenances régulières et rapides.

C’est mieux de penser à ces scénarios seulement comme des histoires d'Halloween, tant que vous saisissez les opportunités disponibles pour être le plus performant possible. Que cela devienne votre cauchemar d'Halloween ou non, faites-nous savoir comment supprimer ces cauchemars et vous faire profiter de tous les bons sorts d'Halloween...

Préparer votre répartition de travail au sein de votre flotte est toujours un challenge, mais il y a un moment où le business explose particulièrement et où il est nécessaire de le faire :

Les périodes de Noël.

On vous explique comment préparer tout cela :

1. Vous allez avoir plus de travail, ce n’est pas une surprise, les commandes vont exploser. Que ce soit pour Noël ou seulement pour s’acheter cet item qu'ils ont toujours voulu s'offrir, les clients vont venir en nombre. Tous les business connaissent une période de rush à ce moment-là.

En règle générale, regarder ses concurrents et regarder leurs prix pour essayer de les concurrencer est une bonne stratégie.

2. La saison hivernale arrive… Entre l’automne et l’hiver il fait plus froid, plus noir et c’est plus difficile pour vos conducteurs dans cette saison. Nous vous conseillons ce guide pour  vous aider à gérer vos véhicules et vos itinéraires intelligemment. 

3. 3ème trimestre de 2018 : le budget et les ressources. Il est important de bien gérer sa fin d’année et pour manager correctement votre flotte avant les fêtes il est important de : 

• Avoir un bon logiciel de flotte, si vous avez encore un peu de budget nous vous conseillons de bien regarder les différentes options sur le marché.
• Récompenser vos bons conducteurs qui ont une attitude prudente et attentive sur la route.
• Peut-être penser à mettre du budget en plus dans la sécurité additionnelle comme des équipements.

4. Être le roi du service client. On ne vous apprend rien, c’est quelque chose qui dure toute l’année. Mais pendant les saisons de Noël, il est important de faire particulièrement attention du fait de la hausse d'activité.