ROPA (Registro de Actividades de Tratamiento - Artículo 30 RGPD)

Nombre de la actividad de procesamiento

Cámaras

Categorías de interesados

Conductores (y potencialmente pasajeros u otras personas visibles en las grabaciones).

Categorías de datos

Grabaciones de vídeo (cámara embarcada), localización GPS, metadatos telemáticos.

Base jurídica

Interés legítimo (base jurídica del cliente)

Finalidad

Permitir los servicios de gestión de flotas, mejorar la seguridad de los conductores, investigar incidentes y cumplir con las obligaciones contractuales y legales.

Periodo de conservación de los datos

La tarjeta SD puede almacenar aproximadamente 80 horas de vídeo antes de comenzar a sobrescribir las grabaciones más antiguas.
Las grabaciones de la cámara embarcada se conservan en la tarjeta SD interna hasta que esta se llena, momento en el cual las grabaciones más antiguas son sobrescritas. Se estima que, en promedio, las grabaciones se conservan en la tarjeta SD durante 80 horas antes de ser sobrescritas.
A solicitud del cliente, las grabaciones pueden guardarse y ponerse a disposición del cliente en el sistema durante el período en que el contrato esté vigente.

Controlador de datos

Cliente

Detalles de la actividad de procesamiento

Cámaras embarcadas (dashcams)
Las cámaras embarcadas permanecen activas de forma permanente mientras el encendido del vehículo esté activado. Las grabaciones se almacenan en una tarjeta SD interna.

Nube de Transpoco
Las grabaciones de las cámaras embarcadas se transmiten a la nube de Transpoco a intervalos de cinco minutos.

Grabaciones descargadas
Las grabaciones se descargan desde la nube de Transpoco por el personal autorizado para fines pertinentes. Estas pueden conservarse en diversos soportes.

Procesador de datos

Transpoco

Receptor de datos y país

AWS – Irlanda
Streamax Technology Co. Limited – Irlanda

Medidas de seguridad

Cifrado de datos en tránsito y en reposo, controles de acceso, registro de auditorías, sobrescritura automática de datos, plazos de conservación definidos contractualmente, acuerdos con encargados del tratamiento en vigor.

Sistemas externos

Plataforma cloud de Transpoco, portal web del cliente.

Nombre del propietario y datos de contacto

Barry, Director Técnico, barry.cronin@transpoco.com

Nombre de la actividad de procesamiento

Registro de usuario

Categorías de interesados

Usuarios

Categorías de datos

Nombre completo, correo electrónico (obligatorio) y contraseña encriptada
Números de teléfono fijo y móvil (opcional)

Base jurídica

Interés legítimo (base jurídica del cliente)

Finalidad

Poder iniciar sesión en el producto

Periodo de conservación de los datos

Durante el contrato/programa piloto y 1 mes después de cancelar el contrato/terminar el programa piloto

Controlador de datos

Cliente

Detalles de la actividad de procesamiento

Los usuarios introducen su nombre y correo electrónico en el sistema. El sistema envía un correo electrónico de bienvenida (a través de Postmark) pidiéndoles que establezcan su propia contraseña. Enviamos ambos datos a Auth0 que genera el token para la autenticación. Verificamos este token en nuestra base de datos para dar permiso de acceso al sistema. Estos usuarios se crean automáticamente en Hubspot (nuestro CRM) y también en Intercom para facilitar la comunicación. En Intercom, esto ocurre la primera vez que el usuario inicia sesión en la plataforma.

Procesador de datos

Transpoco (Servidores en Amazon Web Services - AWS) y Auth0

Receptor de datos y país

AWS (datos de usuario) en Irlanda

Auth0 (sólo nombre y correo electrónico) en Europa

Medidas de seguridad

Control de acceso, cifrado

Nota: Cuando es necesario realizar transferencias a EE.UU., se aplican las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT) 

Sistemas externos

Postmark en EE.UU. (sólo nombre y correo electrónico) para el mensaje de correo electrónico de bienvenida

Hubspot (datos de usuario) en US

PostHog (todos los campos proporcionados) en los Estados Unidos.

Nombre del propietario y datos de contacto

Barry, Director Técnico, barry.cronin@transpoco.com

Nombre de la actividad de procesamiento

Registro del conductor

Categorías de interesados

Conductores 

Categorías de datos

Nombre completo (obligatorio)

Correo electrónico (obligatorio únicamente para conductores con acceso a la aplicación del conductor)

Información adicional (opcional): Número de teléfono móvil, Supervisor, Número de empleado del conductor, Edad, Género, Número de licencia de conducir, Fecha de caducidad de la licencia, Categoría de la licencia, Fecha de emisión de la identificación del conductor, Fecha de caducidad de la identificación del conductor, Lugar de trabajo, Contacto de emergencia, Grupo sanguíneo, Dirección del domicilio, Nombre del contratista, Vehículo asignado, Puntos de penalización, Ocupación, Condición defectuosa, Implicación en un siniestro de tráfico, Formación del conductor, Departamento

Información ampliada (disponible únicamente bajo solicitud – opcional): Número de empleado, Tipo de empleado, Responsable directo, Correo electrónico del responsable directo, Teléfono del responsable directo, Responsable regional de flota, Fecha de inicio, Fecha de finalización, Tarjeta de combustible 1, Tarjeta de combustible 2, Tarjeta de vehículo eléctrico 1, Tarjeta de vehículo eléctrico 2, Dirección línea 1, Dirección línea 2, Dirección línea 3, Ciudad, Condado, Código postal (Eircode), Dirección de estacionamiento, Fecha de nacimiento

Base jurídica

Interés legítimo (base jurídica del cliente)

Finalidad 

Recorridos del conductor, informes de estilo de conducción (con excesos de velocidad, frenadas bruscas, curvas bruscas y aceleración rápida) e informes de recorrido (nombre del conductor). 
Si está registrado con correo electrónico, para poder iniciar sesión en la Driver App. 

Se puede utilizar el correo electrónico y el número de móvil para enviar mensajes al conductor. 

El resto de datos opcionales no tienen ningún informe relacionado. 

Periodo de conservación de los datos

Controlador de datos

Cliente 

Detalles de la actividad de procesamiento 

Los usuarios administradores introducen los datos de los conductores en el sistema. Si no se ha introducido ninguna dirección de correo electrónico, no se envía ningún mensaje. Si se ha introducido un correo electrónico, el sistema envía un correo electrónico de bienvenida a los conductores pidiéndoles que establezcan su propia contraseña y descarguen la Driver App.
Enviamos el nombre y el correo electrónico a Auth0, que genera el token para la autenticación. Verificamos este token en nuestra base de datos para dar permiso de acceso a la Driver App únicamente. En su primer acceso a la aplicación, estos conductores se crean automáticamente en Intercom para facilitar la comunicación dentro de la aplicación. 

Procesador de datos 

Transpoco (Servidores en Amazon Web Services - AWS) y Auth0

Receptor de datos y país

AWS (datos de usuario) en Irlanda

Auth0 (sólo nombre y correo electrónico) en Europa

Medidas de seguridad

Control de acceso, Cifrado

Nota: Si es necesaria alguna transferencia a EE.UU. por parte de la Auth0, se aplican las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT)

Sistemas externos

Postmark en EE.UU. (sólo nombre y correo electrónico) para el mensaje de bienvenida por correo electrónico 

PostHog (todos los campos proporcionados) en los Estados Unidos.

Nombre del propietario y datos de contacto

Barry, Director Técnico, barry.cronin@transpoco.com 

Nombre de la actividad de procesamiento

Mensajería Usuarios / Conductores

Categorías de interesados

Usuarios y conductores

Categorías de datos

Nombre completo, correo electrónico y número de teléfono (opcional)

Base jurídica

Interés legítimo (base jurídica del cliente)

Finalidad 

Enviar correo electrónico / mensaje SMS al usuario / conductor 

Periodo de conservación de los datos

Controlador de datos

Cliente

Nota: Transpoco podría enviar estos mensajes a los conductores, pero sólo en nombre del cliente, que es el Responsable del Tratamiento

Detalles de la actividad de procesamiento

Los usuarios introducen en el sistema los datos de contacto del usuario / conductor. Algunos a continuación:

• Los usuarios pueden crear mensajes SMS / correo electrónico a otros usuarios y / o conductores.
• Transpoco puede crear mensajes SMS / email / in-app a otros usuarios y/o conductores a petición del cliente.
• Transpoco puede crear mensajes SMS / email / in-app a usuarios sobre el producto, servicios prestados, encuestas y notificaciones.
• Registro del usuario / conductor en el sistema (correo electrónico de bienvenida).

Procesador de datos 

Postmark (Correo electrónico)

Clickatell (SMS)

Receptor de datos y país

Postmark (sólo nombre y correo electrónico) en EE.UU.

Clickatell (sólo nombre y número de móvil) en Irlanda

Medidas de seguridad

Control de acceso, Cifrado

Nota: Cuando es necesario realizar transferencias a EE.UU., se aplican las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT)

Sistemas externos

-

Nombre del propietario y datos de contacto

Barry, Director Técnico, barry.cronin@transpoco.com 

Nombre de la actividad de procesamiento

Programa de seguridad

Categorías de interesados

Conductores

Categorías de datos

Nombre completo, correo electrónico, fecha de nacimiento, número de teléfono
Trayectos profesionales, datos del vehículo (exceso de velocidad, frenado brusco, aceleración rápida, giros bruscos), eventos de cámara con 11 segundos de grabación que incluyen:

• Advertencia de colisión frontal, advertencia de distancia de seguridad, advertencia de salida de carril

• Cuando el conductor recibe o realiza una llamada utilizando un teléfono móvil sostenido en la mano mientras conduce

• Cuando el conductor fuma mientras conduce

• Cuando el conductor está fatigado y/o bosteza, o cierra los ojos durante más de 2 segundos

• Cuando el conductor está distraído mirando a la izquierda/derecha/hacia abajo durante un período prolongado

Base jurídica

Interés legítimo (base jurídica del cliente)

Finalidad 

Nuestros clientes desean garantizar una mayor seguridad de sus conductores durante la jornada laboral, con el fin de prevenir accidentes.

Periodo de conservación de los datos

Durante la vigencia del contrato / programa piloto y durante un (1) mes tras la cancelación del contrato / finalización del programa piloto.

Controlador de datos

Clientes, en nombre de sus conductores

Detalles de la actividad de procesamiento

Informamos a nuestros clientes y les proporcionamos todas las explicaciones necesarias sobre el producto y los procesos implicados. Se celebra una reunión inicial con el cliente. Prestamos servicios de instalación. Ayudamos con la configuración del sistema. Los clientes introducen los datos de los conductores en el sistema. La unidad de seguimiento (tracker) y la cámara comienzan a recopilar los datos. Esta información se utiliza para la elaboración de informes.
Nota: Podemos enviar mensajes a los conductores a solicitud del cliente si participan en el proyecto piloto.

Procesador de datos

Transpoco (servidores alojados en Amazon Web Services – AWS)

Receptor de datos y país

AWS (datos de usuarios) – Irlanda

Medidas de seguridad

Control de acceso, cifrado

Sistemas externos

Auth0 (autenticación de usuarios para el acceso a SynX y de conductores a la aplicación del conductor)

Nombre del propietario y datos de contacto

Barry, Director Técnico, barry.cronin@transpoco.com 

Nombre de la actividad de procesamiento

Newsletter

Categorías de interesados

Contactos de marketing, clientes (sin conductores) 

Categorías de datos

Nombre y correo electrónico 

Base jurídica

Consentimiento 

Finalidad 

Notificar a clientes y clientes potenciales las actualizaciones de productos y servicios

Periodo de conservación de los datos

Durante el contrato/programa piloto y 1 mes después de rescindir el contrato/terminar el programa piloto

Controlador de datos

Transpoco

Detalles de la actividad de procesamiento

Registros de actividades de tratamiento para actividades de marketing dirigidas a clientes actuales y potenciales existentes y potenciales

Procesador de datos

Hubspot

Receptor de datos y país

Hubspot en EE.UU.

Medidas de seguridad

Control de acceso, cifrado, marcos del Escudo de privacidad suizo-estadounidense y cláusulas contractuales tipo. contractuales normalizadas

Sistemas externos

-

Nombre del propietario y datos de contacto

John, CMO, john.harrington@transpoco.com

Nombre de la actividad de procesamiento

Análisis del comportamiento y gestión de productos

Categorías de interesados

Usuarios y conductores 

Categorías de datos

Actividad de los usuarios en el sistema: grabaciones de vídeo

Capturas de pantalla del sistema

Nombre de la empresa, nombre del usuario y/o conductor y correo electrónico

Base jurídica

Interés legítimo (base jurídica del cliente)

Finalidad 

Análisis del comportamiento de los usuarios y gestión de productos

Periodo de conservación de los datos

Durante el contrato/programa piloto y 1 mes después de rescindir el contrato/terminar el programa piloto

Controlador de datos

Cliente y Transpoco 

Detalles de la actividad de procesamiento 

Inspectlet registra la actividad de los usuarios a través del sistema. Utilizamos las herramientas gestión de productos para gestionar nuevas funciones, errores, mejoras para clientes y las tareas del proyecto. Sentry registra los errores del sistema.

Procesador de datos 

Transpoco, PostHog, Trello, Sentry y Google GSuite 

Receptor de datos y país

PostHog (actividad de los usuarios en el sistema – errores/bugs) (no recopila datos de ubicación ni imágenes) en los Estados Unidos.

Trello (gestión de productos) en los Estados Unidos.

Jira y Google GSuite (gestión de productos) en Europa

Medidas de seguridad

Control de acceso, cifrado.

Nota: Cuando es necesario realizar transferencias a EE.UU., se aplican las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT) 

Sistemas externos

Sentry (registros del sistema) en los Estados Unidos.

Nombre del propietario y datos de contacto

Barry, Director Técnico, barry.cronin@transpoco.com 

Nombre de la actividad de procesamiento

Aceptación del contrato 

Categorías de interesados

Cliente Titular del contrato

Categorías de datos

Nombre, correo electrónico, número de teléfono, firma

Base jurídica

Contrato 

Finalidad 

Aceptación de contratos y tramitación de pagos 

Periodo de conservación de los datos

Durante el contrato y 1 mes después de cancelarlo

Controlador de datos

Cliente y Transpoco

Detalles de la actividad de procesamiento 

El pedido se crea en HubSpot (nuestro CRM) y se envía al titular del contrato por parte del cliente para su aceptación y firma del contrato con Transpoco. Tras la firma del contrato, los pagos se procesan en consecuencia. Todos los titulares del contrato se crean automáticamente en HubSpot con el fin de facilitar la comunicación.

Procesador de datos 

Transpoco (Servidores en Amazon Web Services - AWS), Hubspot, Stripe, Nuapay y Xero.

Receptor de datos y país

AWS (datos de usuario) en Irlanda

HubSpot (detalles contractuales y firma) en los Estados Unidos y en otros países.

Stripe y Nuapay (crédito y débito) en Europa

Xero (facturas) en Nueva Zelanda, EE.UU. y Australia

Medidas de seguridad

Control de acceso, cifrado.

Nota: Cuando es necesario realizar transferencias a EE.UU., se aplican las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT)

Sistemas externos

Hubspot (nombre, correo electrónico y número de teléfono) en EE.UU.

Nombre del propietario y datos de contacto

Barry, Director Técnico, barry.cronin@transpoco.com 

Nombre de la actividad de procesamiento

Control del personal

Categorías de interesados

Empleados de Transpoco

Contratistas de Transpoco

Categorías de datos

Nombre, correo electrónico personal, número de teléfono, nombre de contacto de emergencia, número de teléfono de contacto de emergencia, dirección, CV, certificados, datos bancarios, firma

Base jurídica

Interés legítimo (base jurídica del personal)

Finalidad 

Proceso de contratación, aceptación de contratos, tramitación de pagos y contacto finalidad

Periodo de conservación de los datos

Durante el contrato y 8 años para los antiguos empleados

Controlador de datos

Empleados y Transpoco

Detalles de la actividad de procesamiento 

Cada empleado rellena una hoja con su nombre, número de teléfono, nombre del contacto de emergencia, número de teléfono del contacto de emergencia y dirección.
Su correo electrónico personal se mantiene en Gmail según su primer contacto con Transpoco.
Los CV y certificados pueden solicitarse como parte del proceso de contratación y en Google Drive y Gmail.
Los datos bancarios se guardan como pagos en las plataformas bancarias.

La firma se recoge en sus contratos con Transpoco.

Procesador de datos 

Transpoco

Receptor de datos y país

Google Drive y Gmail (nombre, correo electrónico personal, número de teléfono, nombre del contacto de emergencia, número de teléfono y dirección del contacto de emergencia, CV y certificados) en Europa 

BOI y currencyfair (datos bancarios) en Irlanda 

HelloSign (firma) en EE.UU. y otros lugares

Medidas de seguridad

Control de acceso, cifrado.

Nota: Cuando es necesario realizar transferencias a EE.UU., se aplican las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT)

Sistemas externos

N/A 

Nombre del propietario y datos de contacto

Barry, Director Técnico, barry.cronin@transpoco.com