ROPA (Registro de Actividades de Tratamiento - Artículo 30 RGPD)

Nombre de la actividad de procesamiento

Registro de usuario

Categorías de interesados

Usuarios

Categorías de datos

Nombre completo, correo electrónico (obligatorio) y contraseña encriptada
Números de teléfono fijo y móvil (opcional)

Base jurídica

Contrato

Finalidad

Poder iniciar sesión en el producto

Periodo de conservación de los datos

Durante el contrato/programa piloto y 1 mes después de cancelar el contrato/terminar el programa piloto

Controlador de datos

Cliente

Detalles de la actividad de procesamiento

Los usuarios introducen su nombre y correo electrónico en el sistema. El sistema envía un correo electrónico de bienvenida (a través de Postmark) pidiéndoles que establezcan su propia contraseña. Enviamos ambos datos a Auth0 que genera el token para la autenticación. Verificamos este token en nuestra base de datos para dar permiso de acceso al sistema. Estos usuarios se crean automáticamente en Hubspot (nuestro CRM) y también en Intercom para facilitar la comunicación. En Intercom, esto ocurre la primera vez que el usuario inicia sesión en la plataforma.

Procesador de datos

Transpoco (Servidores en Amazon Web Services - AWS) y Auth0

Receptor de datos y país

AWS (datos de usuario) en Irlanda

Auth0 (sólo nombre y correo electrónico) en Europa

Medidas de seguridad

Control de acceso, cifrado

Nota: Cuando es necesario realizar transferencias a EE.UU., se aplican las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT) 

Sistemas externos

Postmark en EE.UU. (sólo nombre y correo electrónico) para el mensaje de correo electrónico de bienvenida

Hubspot (datos de usuario) en US

Intercom (datos del usuario) en US

Nombre del propietario y datos de contacto

Barry, Director Técnico, barry.cronin@transpoco.com

Nombre de la actividad de procesamiento

Registro del conductor

Categorías de interesados

Conductores 

Categorías de datos

Nombre completo (obligatorio)

Correo electrónico (obligatorio sólo para los conductores con acceso a la Driver App)

Número de móvil, Supervisor, Número de personal del conductor, Número de licencia, Contacto en caso de emergencia, Dirección particular, Nombre del contratista (opcional)

Base jurídica

Contrato

Finalidad 

Recorridos del conductor, informes de estilo de conducción (con excesos de velocidad, frenadas bruscas, curvas bruscas y aceleración rápida) e informes de recorrido (nombre del conductor). 
Si está registrado con correo electrónico, para poder iniciar sesión en la Driver App. 

Se puede utilizar el correo electrónico y el número de móvil para enviar mensajes al conductor. 

El resto de datos opcionales no tienen ningún informe relacionado. 

Periodo de conservación de los datos

Controlador de datos

Cliente 

Detalles de la actividad de procesamiento 

Los usuarios administradores introducen los datos de los conductores en el sistema. Si no se ha introducido ninguna dirección de correo electrónico, no se envía ningún mensaje. Si se ha introducido un correo electrónico, el sistema envía un correo electrónico de bienvenida a los conductores pidiéndoles que establezcan su propia contraseña y descarguen la Driver App.
Enviamos el nombre y el correo electrónico a Auth0, que genera el token para la autenticación. Verificamos este token en nuestra base de datos para dar permiso de acceso a la Driver App únicamente. En su primer acceso a la aplicación, estos conductores se crean automáticamente en Intercom para facilitar la comunicación dentro de la aplicación. 

Procesador de datos 

Transpoco (Servidores en Amazon Web Services - AWS) y Auth0

Receptor de datos y país

AWS (datos de usuario) en Irlanda

Auth0 (sólo nombre y correo electrónico) en Europa

Medidas de seguridad

Control de acceso, Cifrado

Nota: Si es necesaria alguna transferencia a EE.UU. por parte de la Auth0, se aplican las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT)

Sistemas externos

Postmark en EE.UU. (sólo nombre y correo electrónico) para el mensaje de bienvenida por correo electrónico 

Intercom (nombre, correo electrónico y número de teléfono) en EE.UU. 

Nombre del propietario y datos de contacto

Barry, Director Técnico, barry.cronin@transpoco.com 

Nombre de la actividad de procesamiento

Mensajería Usuarios / Conductores

Categorías de interesados

Usuarios y conductores

Categorías de datos

Nombre completo, correo electrónico y número de teléfono (opcional)

Base jurídica

Contrato 

Finalidad 

Enviar correo electrónico / mensaje SMS al usuario / conductor 

Periodo de conservación de los datos

Controlador de datos

Cliente

Nota: Transpoco podría enviar estos mensajes a los conductores, pero sólo en nombre del cliente, que es el Responsable del Tratamiento

Detalles de la actividad de procesamiento

Los usuarios introducen en el sistema los datos de contacto del usuario / conductor. Algunos a continuación:

• Los usuarios pueden crear mensajes SMS / correo electrónico a otros usuarios y / o conductores.
• Transpoco puede crear mensajes SMS / email / in-app a otros usuarios y/o conductores a petición del cliente.
• Transpoco puede crear mensajes SMS / email / in-app a usuarios sobre el producto, servicios prestados, encuestas y notificaciones.
• Registro del usuario / conductor en el sistema (correo electrónico de bienvenida).

Procesador de datos 

Postmark (Correo electrónico)

Clickatell (SMS)

Intercom (Mensajería dentro de la aplicación)

Receptor de datos y país

Postmark (sólo nombre y correo electrónico) en EE.UU.

Clickatell (sólo nombre y número de móvil) en Irlanda

Intercom (sólo nombre y correo electrónico) en EE.UU.

Medidas de seguridad

Control de acceso, Cifrado

Nota: Cuando es necesario realizar transferencias a EE.UU., se aplican las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT)

Sistemas externos

-

Nombre del propietario y datos de contacto

Barry, Director Técnico, barry.cronin@transpoco.com 

Nombre de la actividad de procesamiento

Newsletter

Categorías de interesados

Contactos de marketing, clientes (sin conductores) 

Categorías de datos

Nombre y correo electrónico 

Base jurídica

Consentimiento 

Finalidad 

Notificar a clientes y clientes potenciales las actualizaciones de productos y servicios

Periodo de conservación de los datos

Durante el contrato/programa piloto y 1 mes después de rescindir el contrato/terminar el programa piloto

Controlador de datos

Transpoco

Detalles de la actividad de procesamiento

Registros de actividades de tratamiento para actividades de marketing dirigidas a clientes actuales y potenciales existentes y potenciales

Procesador de datos

Hubspot

Receptor de datos y país

Hubspot en EE.UU.

Medidas de seguridad

Control de acceso, cifrado, marcos del Escudo de privacidad suizo-estadounidense y cláusulas contractuales tipo. contractuales normalizadas

Sistemas externos

-

Nombre del propietario y datos de contacto

John, CMO, john.harrington@transpoco.com

Nombre de la actividad de procesamiento

Programa de seguridad

Categorías de interesados

Conductores 

Categorías de datos

Nombre completo, correo electrónico, ID del Fob, número de teléfono.

Viajes en horario laboral, datos del vehículo (exceso de velocidad, frenada brusca, aceleración rápida, curvas bruscas), Eventos de cámara con 11 segundos de grabación incluyendo:

• Aviso de colisión frontal, aviso de dirección, aviso de salida de carril
• Cuando el conductor recibe o realiza una llamada utilizando el teléfono con una mano mientras conduce
• Cuando el conductor fuma mientras conduce
• Cuando el conductor está fatigado y/o bosteza, cierra los ojos durante más de 2 segundos
• Cuando el conductor se distrae mirando a la izquierda/derecha/abajo durante un periodo prolongado

Base jurídica

Contrato

Finalidad 

Nuestros clientes quieren que sus conductores estén más seguros durante el trabajo para evitar accidentes

Periodo de conservación de los datos

Durante el contrato/programa piloto y 1 mes después de rescindir el contrato/terminar el programa piloto

Controlador de datos

Clientes por cuenta de sus conductores

Detalles de la actividad de procesamiento 

Informamos a nuestros clientes y les damos todas las explicaciones necesarias sobre el producto y el proceso. Realizamos una reunión inicial con el cliente. Proporcionamos los servicios de instalación. Ayudamos a configurar el sistema. El cliente introduce los datos del conductor en el sistema. El dispositivo de seguimiento y la cámara empiezan a recopilar datos.

Esta información se utiliza para procesar los informes.

Nota: Podemos enviar mensajes a los conductores a petición del cliente si están en el proyecto piloto.

Procesador de datos 

Transpoco (Servidores en Amazon Web Services - AWS) 

Receptor de datos y país

AWS (datos del usuario) en Irlanda 

Medidas de seguridad

Control de acceso, Cifrado 

Sistemas externos

Auth0 (usuario para iniciar sesión y conductor para iniciar sesión en la aplicación Driver) 

Nombre del propietario y datos de contacto

Barry, Director Técnico, barry.cronin@transpoco.com 

Nombre de la actividad de procesamiento

Análisis del comportamiento y gestión de productos

Categorías de interesados

Usuarios y conductores 

Categorías de datos

Actividad de los usuarios en el sistema: grabaciones de vídeo

Capturas de pantalla del sistema

Nombre de la empresa, nombre del usuario y/o conductor y correo electrónico

Base jurídica

Contrato 

Finalidad 

Análisis del comportamiento de los usuarios y gestión de productos

Periodo de conservación de los datos

Durante el contrato/programa piloto y 1 mes después de rescindir el contrato/terminar el programa piloto

Controlador de datos

Cliente y Transpoco 

Detalles de la actividad de procesamiento 

Inspectlet registra la actividad de los usuarios a través del sistema. Utilizamos las herramientas gestión de productos para gestionar nuevas funciones, errores, mejoras para clientes y las tareas del proyecto. Sentry registra los errores del sistema.

Procesador de datos 

Transpoco, Inspectlet, Trello, Asana, Jira, Sentry y Google GSuite 

Receptor de datos y país

Inspectlet (actividad de los usuarios en el sistema) en EE.UU.

Trello y Asana (gestión de productos) en EE.UU.

Jira y Google GSuite (gestión de productos) en Europa

Medidas de seguridad

Control de acceso, cifrado.

Nota: Cuando es necesario realizar transferencias a EE.UU., se aplican las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT) 

Sistemas externos

Sentry (registros del sistema) en EE.UU.

Nombre del propietario y datos de contacto

Barry, Director Técnico, barry.cronin@transpoco.com 

Nombre de la actividad de procesamiento

Aceptación del contrato 

Categorías de interesados

Cliente Titular del contrato

Categorías de datos

Nombre, correo electrónico, número de teléfono, firma

Base jurídica

Contrato 

Finalidad 

Aceptación de contratos y tramitación de pagos 

Periodo de conservación de los datos

Durante el contrato y 1 mes después de cancelarlo

Controlador de datos

Cliente y Transpoco

Detalles de la actividad de procesamiento 

Nuestro sistema interno procesa el pedido, que se envía al titular del contrato del cliente para su aceptación y firma del contrato con Transpoco. Una vez firmado el contrato, se tramitan los pagos correspondientes. Todos los propietarios de contratos se crean automáticamente en Hubspot (nuestro CRM) para facilitar la comunicación. Cuando los propietarios de los contratos son también usuarios del sistema, se crean automáticamente en Intercom en su primer inicio de sesión en la plataforma para facilitar la comunicación.

Procesador de datos 

Transpoco (Servidores en Amazon Web Services - AWS), HelloSign, Stripe, Nuapay, Xero y Chargebee

Receptor de datos y país

AWS (datos de usuario) en Irlanda

HelloSign (firma) en EE.UU. y otros lugares

Stripe y Nuapay (crédito y débito) en Europa

Xero (facturas) en Nueva Zelanda, EE.UU. y Australia

Chargebee (suscripciones) en EE.UU.

Medidas de seguridad

Control de acceso, cifrado.

Nota: Cuando es necesario realizar transferencias a EE.UU., se aplican las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT)

Sistemas externos

Hubspot (nombre, correo electrónico y número de teléfono) en EE.UU.

Intercom (nombre, correo electrónico y número de teléfono) en EE.UU.

Nombre del propietario y datos de contacto

Barry, Director Técnico, barry.cronin@transpoco.com 

Nombre de la actividad de procesamiento

Control del personal

Categorías de interesados

Empleados de Transpoco

Contratistas de Transpoco

Categorías de datos

Nombre, correo electrónico personal, número de teléfono, nombre de contacto de emergencia, número de teléfono de contacto de emergencia, dirección, CV, certificados, datos bancarios, firma

Base jurídica

Contrato

Finalidad 

Proceso de contratación, aceptación de contratos, tramitación de pagos y contacto finalidad

Periodo de conservación de los datos

Durante el contrato y 8 años para los antiguos empleados

Controlador de datos

Empleados y Transpoco

Detalles de la actividad de procesamiento 

Cada empleado rellena una hoja con su nombre, número de teléfono, nombre del contacto de emergencia, número de teléfono del contacto de emergencia y dirección.
Su correo electrónico personal se mantiene en Gmail según su primer contacto con Transpoco.
Los CV y certificados pueden solicitarse como parte del proceso de contratación y en Google Drive y Gmail.
Los datos bancarios se guardan como pagos en las plataformas bancarias.

La firma se recoge en sus contratos con Transpoco.

Procesador de datos 

Transpoco

Receptor de datos y país

Google Drive y Gmail (nombre, correo electrónico personal, número de teléfono, nombre del contacto de emergencia, número de teléfono y dirección del contacto de emergencia, CV y certificados) en Europa 

BOI y currencyfair (datos bancarios) en Irlanda 

HelloSign (firma) en EE.UU. y otros lugares

Medidas de seguridad

Control de acceso, cifrado.

Nota: Cuando es necesario realizar transferencias a EE.UU., se aplican las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT)

Sistemas externos

N/A 

Nombre del propietario y datos de contacto

Barry, Director Técnico, barry.cronin@transpoco.com