ROPA (registre des activités de traitement - article 30 du GDPR)

Nom de l'activité de traitement	Caméras
Catégories de personnes concernées	Conducteurs (et potentiellement passagers ou autres individus visibles dans les enregistrements).
Catégories de données	Enregistrements vidéo (caméra embarquée), localisation GPS, métadonnées télématiques.
Base légale	Intérêt légitime (base légale du client)
Finalité	Permettre les services de gestion de flotte, améliorer la sécurité des conducteurs, enquêter sur les incidents et se conformer aux obligations contractuelles et légales.
Durée de conservation des données	La carte SD peut stocker environ 80 heures de vidéo avant de commencer à écraser les enregistrements les plus anciens. Les enregistrements de la caméra embarquée sont conservés sur la carte SD interne jusqu’à ce que celle-ci soit pleine, moment auquel les données les plus anciennes sont écrasées. Il est estimé qu’en moyenne, les enregistrements sont conservés sur la carte SD pendant 80 heures avant d’être écrasés. À la demande du client, les enregistrements peuvent être sauvegardés et rendus disponibles pour le client dans le système pendant la durée de validité du contrat.
Responsable du traitement	Client
Détails de l'activité de traitement	Caméras embarquées (dashcams) Les caméras embarquées sont activées en permanence lorsque le contact du véhicule est mis. Les enregistrements sont stockés sur une carte SD interne. Cloud Transpoco Les enregistrements des caméras embarquées sont transmis au cloud Transpoco à intervalles de cinq minutes. Enregistrements téléchargés Les enregistrements sont téléchargés depuis le cloud Transpoco par le personnel autorisé pour des finalités pertinentes. Ils peuvent être conservés sur divers supports.
Responsable du traitement des données	Transpoco
Destinataire des données et pays	AWS – Irlande Streamax Technology Co. Limited – Irlande
Mesures de sécurité	Chiffrement des données en transit et au repos, contrôles d’accès, journalisation des audits, écrasement automatique des données, durées de conservation définies contractuellement, accords de sous-traitance en place.
Systèmes externes	Plateforme cloud Transpoco, portail web client.
Nom et coordonnées du propriétaire	Barry, directeur technique, barry.cronin@transpoco.com

Nom de l'activité de traitement	Registre des utilisateurs
Catégories de personnes concernées	Utilisateurs
Catégories de données	Nom complet, courriel (obligatoire) et mot de passe crypté Numéros de téléphone et de portable (facultatif)
Base légale	Intérêt légitime (base légale du client)
Objectif	Pouvoir se connecter au produit
Période de conservation des données	Pendant le contrat/programme pilote et 1 mois après l'annulation du contrat/la fin du programme pilote.
Responsable du traitement des données	Client
Détails de l'activité de traitement	Les utilisateurs saisissent leur nom et leur adresse électronique dans le système. Le système envoie un courriel de bienvenue (via Postmark) leur demandant de définir leur propre mot de passe. Nous envoyons les deux données à Auth0 qui génère le jeton d'authentification. Nous vérifions ce jeton dans notre base de données pour donner la permission d'accéder au système. Ces utilisateurs sont automatiquement créés dans Hubspot (notre CRM) et dans Intercom afin de faciliter la communication. Dans Intercom, cela se produit lors de la première connexion de l'utilisateur à la plateforme.
Responsable du traitement des données	Transpoco (Serveurs dans Amazon Web Services - AWS) et Auth0.
Destinataire des données et pays	AWS (détails de l'utilisateur) en Irlande Auth0 (nom et email seulement) en Europe
Mesures de sécurité	Contrôle d'accès, cryptage. Remarque : Lorsque des transferts vers les États-Unis sont nécessaires, les clauses contractuelles standard (CCS) sont appliquées.
Systèmes externes	Postmark aux Etats-Unis (nom et email uniquement) pour l'envoi de l'email de bienvenue Hubspot (détails de l'utilisateur) aux États-Unis PostHog (tous les champs fournis) aux États-Unis.
Nom et coordonnées du propriétaire	Barry, directeur technique, barry.cronin@transpoco.com

Nom de l'activité de traitement	Registre du conducteur
Catégories de personnes concernées	Conducteurs
Catégories de données	Nom complet (obligatoire) Adresse électronique (obligatoire uniquement pour les conducteurs ayant accès à l’application Conducteur) Informations complémentaires (facultatif) : Numéro de téléphone mobile, Supérieur hiérarchique, Numéro de matricule du conducteur, Âge, Sexe, Numéro de permis de conduire, Date d’expiration du permis de conduire, Catégorie de permis, Date de délivrance de l’identifiant conducteur, Date d’expiration de l’identifiant conducteur, Lieu de travail, Contact d’urgence, Groupe sanguin, Adresse du domicile, Nom du contractant, Véhicule attribué, Points de pénalité, Profession, État défectueux, Implication dans un sinistre automobile, Formation du conducteur, Département Informations étendues (disponibles uniquement sur demande – facultatif) : Numéro d’employé, Type d’employé, Responsable hiérarchique, Adresse électronique du responsable hiérarchique, Téléphone du responsable hiérarchique, Responsable régional de flotte, Date de début, Date de fin, Carte carburant 1, Carte carburant 2, Carte véhicule électrique 1, Carte véhicule électrique 2, Adresse ligne 1, Adresse ligne 2, Adresse ligne 3, Ville, Comté, Code postal (Eircode), Adresse de stationnement, Date de naissance
Base légale	Intérêt légitime (base légale du client)
Objectif	Trajets du conducteur, rapports sur le style de conduite (avec excès de vitesse, freinage brutal, virage brutal et accélération rapide) et rapports sur les visites guidées (nom du conducteur). Si vous êtes enregistré avec une adresse électronique, vous pourrez vous connecter à l'application du conducteur. L'e-mail et le numéro de téléphone portable peuvent être utilisés pour la messagerie du conducteur. Toutes les autres données facultatives ne font l'objet d'aucun rapport.
Période de conservation des données	Pendant le contrat/le programme pilote et 1 mois après l'annulation du contrat/la fin du programme pilote.
Responsable du traitement des données	Client
Détails de l'activité de traitement	Les utilisateurs Admin saisissent les données des conducteurs dans le système. Si aucun email n'a été saisi, aucun email n'est envoyé. Si une adresse électronique a été saisie, le système envoie un courriel de bienvenue aux conducteurs leur demandant de définir leur propre mot de passe et de télécharger l'application pour conducteurs. Nous envoyons le nom et l'email à Auth0 qui génère le jeton d'authentification. Nous vérifions ce jeton dans notre base de données pour donner l'autorisation d'accéder uniquement à l'application pour conducteurs. Lors de leur première connexion à l'application, ces conducteurs sont automatiquement créés dans Intercom afin de faciliter la communication dans l'application.
Responsable du traitement des données	Transpoco (Serveurs dans Amazon Web Services - AWS) et Auth0
Destinataire des données et pays	AWS (détails de l'utilisateur) en Irlande Auth0 (nom et email uniquement) en Europe
Mesures de sécurité	Contrôle d'accès, chiffrement. Remarque : Si un transfert vers les États-Unis est nécessaire du côté d'Auth0, des clauses contractuelles types (CCS) sont appliquées.
Systèmes externes	Postmark aux États-Unis (nom et adresse électronique uniquement) pour l'envoi de l'e-mail de bienvenue PostHog (tous les champs fournis) aux États-Unis.
Nom et coordonnées du propriétaire	Barry, directeur technique, barry.cronin@transpoco.com

Nom de l'activité de traitement	Messagerie Utilisateurs / Conducteurs
Catégories de personnes concernées	Utilisateurs et conducteurs
Catégories de données	Nom complet, adresse électronique et numéro de téléphone (facultatif)
Base légale	Intérêt légitime (base légale du client)
Objectif	Envoyer un message email / SMS à l'utilisateur / conducteur
Période de conservation des données	Pendant le contrat/le programme pilote et 1 mois après l'annulation du contrat/la fin du programme pilote.
Responsable du traitement des données	Client Remarque : Transpoco peut envoyer ces messages aux conducteurs, mais uniquement au nom du client, qui est le contrôleur des données.
Détails de l'activité de traitement	Les utilisateurs saisissent les coordonnées de l'utilisateur/du conducteur dans le système. Voici quelques scénarios possibles : Les utilisateurs peuvent créer des messages SMS / email à destination d'autres utilisateurs et/ou conducteurs. Transpoco peut créer des messages SMS / email / in-app à destination d'autres utilisateurs et/ou conducteurs à la demande du clientTranspoco peut créer des messages SMS / email / in-app à destination des utilisateurs concernant le produit, les services fournis, les enquêtes et les notificationsEnregistrement de l'utilisateur / conducteur dans le système (email de bienvenue)
Responsable du traitement des données	Postmark (Email) Clickatell (SMS)
Destinataire des données et pays	Postmark (nom et adresse électronique uniquement) aux États-Unis Clickatell (nom et numéro de portable uniquement) en Irlande
Mesures de sécurité	Contrôle d'accès, Cryptage Note : Lorsque des transferts vers les États-Unis sont nécessaires, des clauses contractuelles types (CCS) sont appliquées.
Systèmes externes	-
Nom et coordonnées du propriétaire	Barry, directeur technique, barry.cronin@transpoco.com

Nom de l'activité de traitement	Programme de sécurité
Catégories de personnes concernées	Conducteurs
Catégories de données	Nom complet, adresse e-mail, date de naissance, numéro de téléphone Trajets professionnels, données du véhicule (excès de vitesse, freinage brusque, accélération rapide, virages brusques), événements caméra avec 11 secondes d’enregistrement incluant : Alerte de collision frontale, alerte de distance de sécurité, alerte de franchissement de ligne Lorsque le conducteur reçoit ou passe un appel à l’aide d’un téléphone tenu en main pendant la conduite Lorsque le conducteur fume en conduisant Lorsque le conducteur est fatigué et/ou bâille, ou ferme les yeux pendant plus de 2 secondes Lorsque le conducteur est distrait en regardant à gauche/droite/vers le bas pendant une période prolongée
Base légale	Intérêt légitime (base légale du client)
Objectif	Nos clients souhaitent garantir une meilleure sécurité de leurs conducteurs pendant le travail, afin de prévenir les accidents.
Période de conservation des données	Pendant la durée du contrat / programme pilote et pendant un (1) mois après la résiliation du contrat / la fin du programme pilote.
Responsable du traitement des données	Clients, pour le compte de leurs conducteurs
Détails de l'activité de traitement	Nous informons nos clients et leur fournissons toutes les explications nécessaires concernant le produit et les processus impliqués. Une réunion de lancement est organisée avec le client. Nous fournissons les services d’installation. Nous assistons dans la configuration du système. Les clients saisissent les informations relatives aux conducteurs dans le système. L’unité de suivi (tracker) et la caméra commencent à collecter les données. Ces informations sont utilisées pour générer des rapports. Remarque : Nous pouvons envoyer des messages aux conducteurs à la demande du client s’ils participent au projet pilote.
Responsable du traitement des données	Transpoco (serveurs hébergés sur Amazon Web Services – AWS)
Destinataire des données et pays	AWS (données des utilisateurs) – Irlande
Mesures de sécurité	Contrôle d’accès, chiffrement
Systèmes externes	Auth0 (authentification des utilisateurs pour la connexion à SynX et des conducteurs à l’application conducteur)
Nom et coordonnées du propriétaire	Barry, directeur technique, barry.cronin@transpoco.com

Nom de l'activité de traitement	Bulletin d'information
Catégories de personnes concernées	Contacts marketing, clients (pas de conducteurs)
Catégories de données	Nom et adresse e-mail
Base légale	Consentement
Objectif	Informer les clients et les clients potentiels des mises à jour des produits et des services.
Période de conservation des données	Pendant le contrat/le programme pilote et 1 mois après l'annulation du contrat/la fin du programme pilote.
Responsable du traitement des données	Transpoco
Détails de l'activité de traitement	Enregistrements des activités de traitement pour les activités de marketing auprès des clients existants et potentiels
Responsable du traitement des données	Hubspot
Destinataire des données et pays	Hubspot aux États-Unis
Mesures de sécurité	Contrôle d'accès, cryptage, cadres du bouclier de protection de la vie privée Suisse-États-Unis et clauses contractuelles types (CCS)
Systèmes externes	-
Nom et coordonnées du propriétaire	John, directeur général du marketing, john.harrington@transpoco.com

Nom de l'activité de traitement	Analyse du comportement et gestion du produit
Catégories de personnes concernées	Utilisateurs et conducteurs
Catégories de données	Activité de l'utilisateur dans le système - enregistrements vidéo. Captures d'écran du système Nom de la société, nom et adresse électronique de l'utilisateur et/ou du conducteur.
Base légale	Intérêt légitime (base légale du client)
Objectif	Analyse du comportement des utilisateurs et gestion des produits.
Période de conservation des données	Pendant le contrat/le programme pilote et 1 mois après l'annulation du contrat/la fin du programme pilote.
Responsable du traitement des données	Client et Transpoco
Détails de l'activité de traitement	Inspectlet enregistre l'activité des utilisateurs dans le système. Nous utilisons les outils de gestion des produits pour gérer les nouvelles fonctionnalités, les bogues, les améliorations, les demandes des clients, le succès des clients et les tâches du projet. Sentry enregistre les erreurs du système.
Responsable du traitement des données	Transpoco, PostHog, Trello, Jira, Sentry et Google GSuite
Destinataire des données et pays	PostHog (activité des utilisateurs dans le système – anomalies/bugs) (ne collecte pas de données de localisation ni d’images) aux États-Unis. Trello (gestion de produits) aux États-Unis Jira et Google GSuite (gestion de produits) en Europe
Mesures de sécurité	Contrôle d'accès, Cryptage. Remarque : Lorsque des transferts vers les États-Unis sont nécessaires, des clauses contractuelles types (CCS) sont appliquées.
Systèmes externes	Sentry (journaux du système) aux États-Unis
Nom et coordonnées du propriétaire	Barry, directeur technique, barry.cronin@transpoco.com

Nom de l'activité de traitement	Acceptation du contrat
Catégories de personnes concernées	Client Propriétaire du contrat
Catégories de données	Nom, email, numéro de téléphone, signature
Base légale	Contrat
Objectif	Acceptation du contrat et traitement des paiements.
Période de conservation des données	Pendant le contrat et 1 mois après l'annulation du contrat.
Responsable du traitement des données	Client et Transpoco
Détails de l'activité de traitement	La commande est créée dans HubSpot (notre CRM) et transmise au titulaire du contrat côté client pour acceptation et signature du contrat avec Transpoco. Après signature du contrat, les paiements sont traités en conséquence. Tous les titulaires de contrat sont automatiquement créés dans HubSpot afin de faciliter la communication.
Responsable du traitement des données	Transpoco (serveurs dans Amazon Web Services - AWS), Hubspot, Stripe, Nuapay et Xero.
Destinataire des données et pays	AWS (détails de l'utilisateur) en Irlande HubSpot (détails contractuels et signature) aux États-Unis et dans d’autres pays. Stripe et Nuapay (crédit et débit) en Europe Xero (factures) en Nouvelle-Zélande, aux États-Unis et en Australie
Mesures de sécurité	Contrôle d'accès, Cryptage. Remarque : Lorsque des transferts vers les États-Unis sont nécessaires, des clauses contractuelles types (CCS) sont appliquées.
Systèmes externes	Hubspot (nom, adresse électronique et numéro de téléphone) aux États-Unis
Nom et coordonnées du propriétaire	Barry, directeur technique, barry.cronin@transpoco.com

Nom de l'activité de traitement	Contrôle du personnel
Catégories de personnes concernées	Les employés de Transpoco Les entrepreneurs de Transpoco
Catégories de données	Nom, adresse électronique personnelle, numéro de téléphone, nom du contact d'urgence, numéro de téléphone du contact d'urgence, adresse, CV, certificats, coordonnées bancaires, signature.
Base légale	Intérêt légitime (base légale du personnel)
Objectif	Processus de recrutement, acceptation du contrat, traitement des paiements et finalité de la prise de contact.
Période de conservation des données	Pendant le contrat et 8 ans pour les anciens employés
Responsable du traitement des données	Employé et Transpoco
Détails de l'activité de traitement	Chaque employé remplit une feuille avec son nom, son numéro de téléphone, le nom du contact d'urgence, le numéro de téléphone du contact d'urgence et son adresse. Leur adresse électronique personnelle est conservée dans Gmail en fonction de leur premier contact avec Transpoco. Les CV et certificats peuvent être demandés dans le cadre du processus de recrutement et sont conservés dans Google Drive et Gmail. Les coordonnées bancaires sont enregistrées en tant que paiement sur les plateformes bancaires. Les signatures sont recueillies dans le cadre de leurs contrats avec Transpoco.
Responsable du traitement des données	Transpoco
Destinataire des données et pays	Google Drive et Gmail (nom, adresse électronique personnelle, numéro de téléphone, nom du contact d'urgence, numéro de téléphone et adresse du contact d'urgence, CV et certificats) en Europe BOI et currencyfair (coordonnées bancaires) en Irlande HelloSign (signature) aux États-Unis et dans d'autres pays
Mesures de sécurité	Contrôle d'accès, Cryptage. Remarque : Lorsque des transferts vers les États-Unis sont nécessaires, des clauses contractuelles types (CCS) sont appliquées.
Systèmes externes	-
Nom et coordonnées du propriétaire	Barry, directeur technique, barry.cronin@transpoco.com

Dernière mise à jour : Mars, 2026