Aplicación Transpoco Fleet Manager - Política de privacidad

 1. Introducción

Esta Política de privacidad explica cómo E-pire Limited, que opera como Transpoco («Transpoco», «nosotros»), trata los datos personales cuando usted utiliza la aplicación móvil Transpoco Fleet Manager (la «Aplicación»). La Aplicación es una herramienta de gestión que le permite supervisar su flota en movimiento: muestra la posición en directo de los vehículos en un mapa, el historial de trayectos y rutas, los resúmenes e informes diarios, e información sobre los conductores, como sus nombres, si los hubiera.

La Aplicación la utilizan los gestores de flota. Toda persona que inicia sesión en la Aplicación se denomina en esta política «usuario». Las personas cuyos datos personales pueden aparecer en la Aplicación — principalmente los conductores cuyos vehículos, trayectos y rutas se muestran — son los «interesados». Un usuario también puede ser conductor (por ejemplo, un conductor-propietario), en cuyo caso la misma persona es a la vez usuario e interesado.

Esta política le indica qué información se recopila a través de la Aplicación, por qué, quién es responsable de ella, cuánto tiempo se conserva y qué derechos existen sobre ella.

Esta política debe leerse junto con nuestros Términos y condiciones y, para los clientes empresariales, nuestro Acuerdo de tratamiento de datos (DPA), ambos disponibles en nuestra base de conocimiento. En caso de conflicto entre esta política y el DPA respecto de los datos tratados para un cliente empresarial, prevalecerá el DPA.

2. Quién es responsable de sus datos

La Aplicación se utiliza de dos maneras diferentes, y quién es legalmente responsable de sus datos personales depende de cuál sea su caso.

A. Uso empresarial — usted utiliza la Aplicación a través de su empleador u otra organización

Si su cuenta se creó porque su empleador (u otra organización con la que trabaja) es cliente de Transpoco, esa organización es el responsable del tratamiento de los datos personales tratados en la Aplicación — tanto sus propios datos de cuenta como usuario como los datos de los conductores que se le muestran. Decide por qué y cómo se utilizan esos datos — por ejemplo, qué vehículos y conductores puede ver y con qué fines de gestión de flota.

En este supuesto, Transpoco actúa como encargado del tratamiento: tratamos los datos personales siguiendo las instrucciones documentadas de su organización, en virtud del Acuerdo de tratamiento de datos que forma parte de nuestro contrato con ella. El propio aviso de privacidad de su organización rige este tratamiento. Si usted es un usuario, las solicitudes sobre sus propios datos de cuenta deben dirigirse a su administrador de cuenta; si usted es un conductor cuyos datos se muestran en la Aplicación y desea ejercer sus derechos, también debe ponerse en contacto con la organización como responsable del tratamiento. Siempre puede ponerse en contacto con nosotros y remitiremos su solicitud a su organización sin dilación indebida.

B. Uso individual — usted utiliza la Aplicación como cliente particular

Si se registró usted mismo en la Aplicación como cliente particular (por ejemplo, como conductor-propietario o autónomo que contrata con Transpoco en su propio nombre), Transpoco es el responsable del tratamiento de sus datos personales recopilados a través de la Aplicación. En este caso, usted suele ser a la vez el usuario y el interesado — inicia sesión para consultar sus propios datos de vehículo, trayecto y ruta. Nosotros decidimos qué datos recopila la Aplicación y por qué, como se describe en esta política, y usted ejerce sus derechos de protección de datos directamente ante nosotros. Las referencias en esta política a «su contrato con nosotros» significan el acuerdo que acepta con Transpoco cuando se registra o contrata la Aplicación y los servicios asociados.

3. Datos personales que recopilamos

• Inicio de sesión y autenticación: su cuenta se crea y gestiona en la plataforma Transpoco Move, no en la Aplicación. Cuando inicia sesión, la Aplicación envía la dirección de correo electrónico y la contraseña que introduce a nuestros servidores para verificarlas frente a su cuenta existente; si coinciden, se inicia su sesión. La Aplicación no crea cuentas ni recopila sus credenciales — solo las utiliza para autenticarle.
• Datos de flota y de conductores mostrados en la Aplicación: para proporcionar las funciones de supervisión de flota, la Aplicación muestra datos personales sobre conductores y vehículos, incluidos nombres y listas de conductores, la posición en directo de los vehículos en un mapa, trayectos y rutas, y resúmenes e informes diarios. Esta información es registrada por su hardware telemático y obtenida de los servidores de Transpoco; la Aplicación se la muestra en lugar de recopilarla desde su dispositivo.
• Números de contacto de los conductores (llamada/SMS): cuando el número de contacto de un conductor está guardado, la Aplicación puede mostrarlo y permitirle iniciar una llamada telefónica o un SMS a ese conductor. La llamada o el SMS se realiza entonces a través de la aplicación de teléfono o mensajería de su dispositivo, por su red móvil — Transpoco no realiza la llamada, no envía el mensaje ni ve su contenido. La Aplicación simplemente transfiere el número a su dispositivo.
• Datos de dispositivo, uso y diagnóstico: la Aplicación recopila información técnica sobre su dispositivo y sobre cómo se utiliza la Aplicación — como el tipo de dispositivo, la versión del sistema operativo, la versión de la aplicación y los eventos de uso — a través de nuestro proveedor de análisis, e información de diagnóstico (registros de fallos e informes de error) a través de nuestro proveedor de informes de fallos. La utilizamos para mantener la Aplicación funcionando de forma fiable y para mejorarla.
• Detalles de acceso: no conservamos registros permanentes del dispositivo vinculados a su cuenta, pero registramos los detalles de su último acceso para poder investigar los problemas que nos comunique.
• Proveedores de servicios (subencargados): utilizamos proveedores externos para alojamiento, infraestructura, mantenimiento, copias de seguridad, procesamiento de pagos, análisis de uso de la aplicación e informes de fallos. Estos proveedores tratan los datos por cuenta nuestra en virtud de un contrato. La lista actual y nominal de nuestros subencargados se publica en nuestra base de conocimiento y se mantiene actualizada; consúltela para conocer los proveedores concretos que utilizamos en cada momento.
• Su administrador de cuenta (uso empresarial): si utiliza la Aplicación a través de una organización, su administrador de cuenta puede acceder a la información sobre su cuenta, incluido el contenido que envíe, y controla cómo se accede, conserva o elimina su cuenta.
• Requisitos legales: podemos divulgar información cuando sea razonablemente necesario para cumplir con una ley, reglamento, proceso legal o solicitud gubernamental aplicable; para hacer cumplir nuestros acuerdos; para proteger la seguridad o integridad de nuestros servicios; o para proteger a Transpoco, a nuestros clientes o al público de daños o actividades ilegales. Cuando la ley lo permita, informaremos al cliente afectado antes de dicha divulgación.
• Datos agregados o anonimizados: Transpoco puede crear productos de datos agregados y anonimizados (por ejemplo, datos de tráfico anonimizados) en los que no se puede identificar a ningún vehículo, conductor o empresa. Los datos anonimizados no son datos personales.
• el país de destino se beneficia de una decisión de adecuación de la Comisión Europea;
• se han establecido cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea, que otorgan a sus datos la misma protección que tienen en Europa; y/o
• se implementan medidas técnicas y organizativas complementarias cuando procede.
• acceder a los datos personales que tenemos sobre usted y recibir una copia;
• que se rectifiquen los datos personales inexactos y se completen los datos incompletos;
• que se supriman sus datos personales en determinadas circunstancias;
• limitar el tratamiento de sus datos personales en determinadas circunstancias;
• recibir sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y de lectura mecánica, y que se transmitan a otro responsable del tratamiento (portabilidad de los datos);
• oponerse al tratamiento basado en el interés legítimo; y
• retirar el consentimiento en cualquier momento cuando el tratamiento se base en el consentimiento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo a la retirada.

4. Por qué usamos sus datos y nuestras bases jurídicas

Utilizamos los datos personales recopilados a través de la Aplicación para prestar, operar, proteger, dar soporte y mejorar el servicio. La siguiente tabla establece cada finalidad y la base jurídica aplicable, según cómo utilice la Aplicación.

Nuestro registro completo de actividades de tratamiento (RoPA) está disponible en nuestra base de conocimiento. No utilizamos sus datos personales para entrenar modelos de IA sin consentimiento explícito; cualquier uso de datos con fines de mejora de IA/ML se limita a datos agregados, anonimizados y desidentificados, como se describe en nuestro Acuerdo de tratamiento de datos.

5. Cómo compartimos la información

No vendemos sus datos personales ni su Contenido. Solo compartimos sus datos personales como se describe a continuación:

6. Transferencias internacionales

Los datos recopilados a través de la Aplicación se alojan con una empresa de alojamiento certificada según ISO 27001 con sede en la UE. Algunos de nuestros proveedores de servicios pueden estar ubicados en países fuera del Espacio Económico Europeo que no tienen leyes de protección de datos equivalentes. Cuando transferimos datos personales a dichos proveedores, nos aseguramos de que se aplique al menos una de las siguientes garantías:

7. Cuánto tiempo conservamos sus datos

Conservamos la información de su cuenta mientras su cuenta esté activa. Cuando se cancela o desactiva una cuenta, su cuenta y sus datos se eliminan en un plazo de 30 días, y los datos de las copias de seguridad se eliminan en un plazo adicional de 30 días, salvo cuando debamos conservar datos para cumplir obligaciones legales, resolver litigios o hacer cumplir nuestros acuerdos.

Si utiliza la Aplicación a través de una organización (uso empresarial), su administrador de cuenta controla cómo se conserva y elimina la información de su cuenta mientras el contrato está activo. Cuando finaliza el contrato de la organización con Transpoco, la organización dispone de 30 días para recuperar o exportar sus datos (incluidos los registros), tras lo cual los datos se eliminan como se describe anteriormente. La responsabilidad de conservar esos registros más allá de ese momento — incluida cualquier duración de conservación legal aplicable a los registros de inspección o seguridad de vehículos — recae en la organización como responsable del tratamiento.

8. Cómo protegemos sus datos

Los datos personales se almacenan en servidores mantenidos en un entorno controlado con un proveedor de alojamiento certificado según ISO 27001 en la UE. Los datos transferidos por Internet como parte de la Aplicación se cifran en tránsito mediante el protocolo TLS estándar del sector (HTTPS). Transpoco mantiene procedimientos de seguridad diseñados para proteger sus datos frente a la pérdida, destrucción, alteración, divulgación o acceso no autorizados, accidentales o ilícitos, y nuestro personal que accede a los datos personales de los clientes está formado en su tratamiento y sujeto a obligaciones de confidencialidad.

Ningún sistema de seguridad es inexpugnable y no podemos garantizar que la información transmitida por Internet o almacenada en nuestros sistemas esté absolutamente a salvo de intrusiones. Si se produce una violación de datos personales, actuaremos de conformidad con nuestras obligaciones de respuesta a violaciones, incluida la notificación a los clientes empresariales afectados sin dilación indebida y, en cualquier caso, dentro de las 24 horas siguientes a tener conocimiento de ella, según lo establecido en nuestro Acuerdo de tratamiento de datos, y la notificación a las autoridades de control y a los interesados afectados cuando así lo exija la ley.

9. Sus derechos

En virtud del RGPD y de la legislación aplicable en materia de protección de datos, usted tiene derecho a:

Cómo ejercer sus derechos

Uso individual: póngase en contacto con nosotros utilizando los datos de la sección 12, o utilice la configuración de su cuenta en la aplicación cuando esté disponible. Responderemos a las solicitudes en el plazo de un mes, y procuramos ofrecer una respuesta inicial en el plazo de una semana.

Uso empresarial: su organización es el responsable del tratamiento, por lo que le rogamos que dirija las solicitudes a su administrador de cuenta en primera instancia. Si se pone en contacto con nosotros directamente, remitiremos su solicitud a su organización sin dilación indebida y la ayudaremos a responder, de conformidad con nuestro Acuerdo de tratamiento de datos.

Las solicitudes pueden realizarse por escrito (correo electrónico o ticket de soporte). Si una solicitud se realiza verbalmente, registraremos la hora y los detalles de la solicitud y le confirmaremos por escrito nuestra comprensión de la misma. En casos limitados, es posible que los datos no deban suprimirse, por ejemplo, cuando su conservación sea necesaria para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales o cuando se aplique otra exención legal.

10. Nuestra política respecto a los menores

La Aplicación no está dirigida a personas menores de 16 años. No recopilamos conscientemente datos personales de menores de 16 años. Si tenemos conocimiento de que un menor de 16 años nos ha facilitado datos personales, tomaremos medidas para eliminarlos. Si usted tiene conocimiento de que un menor nos ha facilitado datos personales, póngase en contacto con nosotros.

11. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política de vez en cuando. La fecha de «última modificación» en la parte superior indica cuándo se modificó por última vez, y cualquier política modificada entra en vigor tras su publicación en esta página. Haremos esfuerzos razonables para comunicarle los cambios significativos por correo electrónico o mediante una notificación dentro de la Aplicación.

12. Cómo ponerse en contacto con nosotros

Transpoco — E-pire Limited, que opera como Transpoco, Dublin City University Alpha Innovation Campus, Old Finglas Road, Glasnevin, Dublín 11, Irlanda.

Delegado de Protección de Datos: Barry Cronin — support@transpoco.com.

13. Reclamaciones

Si desea presentar una reclamación sobre cómo hemos gestionado sus datos personales, facilite a nuestro Delegado de Protección de Datos todos los detalles de su reclamación y cualquier documentación justificativa utilizando los datos de contacto anteriores o abriendo un ticket de soporte. Nuestro DPO procurará ofrecer una respuesta inicial en un plazo de 10 días hábiles e investigar e intentar resolver su reclamación en un plazo de 30 días hábiles, o en un plazo más largo si es necesario y se le notifica.

También tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control en cualquier momento. Nuestra autoridad de control principal es la Comisión de Protección de Datos de Irlanda (www.dataprotection.ie); también puede reclamar ante la autoridad de control del país de la UE/EEE donde resida o trabaje.