App Transpoco Fleet Manager - Informativa sulla privacy

1. Introduzione

La presente Informativa sulla privacy spiega come E-pire Limited, operante con il nome di Transpoco («Transpoco», «noi»), tratta i dati personali quando l’utente utilizza l’applicazione mobile Transpoco Fleet Manager (l’«Applicazione»). L’Applicazione è uno strumento di gestione che consente di monitorare la propria flotta in movimento: mostra la posizione in tempo reale dei veicoli su una mappa, la cronologia dei viaggi e dei percorsi, i riepiloghi e i report giornalieri e le informazioni sui conducenti, come i loro nomi, ove presenti.

L’Applicazione è utilizzata dai gestori della flotta. Chiunque acceda all’Applicazione è indicato nella presente informativa come «utente». Le persone i cui dati personali possono comparire nell’Applicazione — principalmente i conducenti i cui veicoli, viaggi e percorsi vengono visualizzati — sono gli «interessati». Un utente può anche essere un conducente (ad esempio un conducente-proprietario), nel qual caso la stessa persona è sia utente sia interessato.

La presente informativa indica quali informazioni vengono raccolte tramite l’Applicazione, perché, chi ne è responsabile, per quanto tempo vengono conservate e quali diritti sono previsti al riguardo.

La presente informativa deve essere letta congiuntamente ai nostri Termini e condizioni e, per i clienti business, al nostro Accordo sul trattamento dei dati (DPA), entrambi disponibili nella nostra knowledge base. In caso di conflitto tra la presente informativa e il DPA riguardo ai dati trattati per un cliente business, prevale il DPA.

2. Chi è responsabile dei tuoi dati

L’Applicazione viene utilizzata in due modi diversi e chi è legalmente responsabile dei tuoi dati personali dipende da quale caso ti riguarda.

A. Uso business — utilizzi l’Applicazione tramite il tuo datore di lavoro o un’altra organizzazione

Se il tuo account è stato creato perché il tuo datore di lavoro (o un’altra organizzazione con cui lavori) è un cliente di Transpoco, tale organizzazione è il titolare del trattamento dei dati personali trattati nell’Applicazione — sia i tuoi dati di account come utente sia i dati dei conducenti che ti vengono mostrati. Essa decide perché e come tali dati vengono utilizzati — ad esempio quali veicoli e conducenti puoi vedere e per quali finalità di gestione della flotta.

In questo scenario, Transpoco agisce come responsabile del trattamento: trattiamo i dati personali secondo le istruzioni documentate della tua organizzazione, in virtù dell’Accordo sul trattamento dei dati che fa parte del nostro contratto con essa. L’informativa sulla privacy della tua organizzazione disciplina questo trattamento. Se sei un utente, le richieste relative ai tuoi dati di account devono essere indirizzate al tuo amministratore dell’account; se sei un conducente i cui dati sono mostrati nell’Applicazione e desideri esercitare i tuoi diritti, devi contattare anche l’organizzazione in quanto titolare del trattamento. Puoi sempre contattarci e inoltreremo la tua richiesta alla tua organizzazione senza ingiustificato ritardo.

B. Uso individuale — utilizzi l’Applicazione come cliente privato

Se ti sei registrato autonomamente all’Applicazione come cliente privato (ad esempio, come conducente-proprietario o lavoratore autonomo che contrae con Transpoco a proprio nome), Transpoco è il titolare del trattamento dei tuoi dati personali raccolti tramite l’Applicazione. In questo caso sei di norma sia l’utente sia l’interessato — accedi per consultare i tuoi dati di veicolo, viaggio e percorso. Noi decidiamo quali dati l’Applicazione raccoglie e perché, come descritto nella presente informativa, e tu eserciti i tuoi diritti in materia di protezione dei dati direttamente nei nostri confronti. I riferimenti nella presente informativa al «tuo contratto con noi» indicano l’accordo che accetti con Transpoco quando ti registri o ordini l’Applicazione e i servizi associati.

3. Dati personali che raccogliamo

Accesso e autenticazione: il tuo account viene creato e gestito sulla piattaforma Transpoco Move, non nell’Applicazione. Quando accedi, l’Applicazione invia l’indirizzo e-mail e la password che inserisci ai nostri server per verificarli rispetto al tuo account esistente; se corrispondono, viene effettuato l’accesso. L’Applicazione non crea account né raccoglie le tue credenziali — le utilizza solo per autenticarti.
Dati della flotta e dei conducenti mostrati nell’Applicazione: per fornire le funzionalità di monitoraggio della flotta, l’Applicazione mostra dati personali relativi a conducenti e veicoli, tra cui nomi ed elenchi di conducenti, la posizione in tempo reale dei veicoli su una mappa, viaggi e percorsi e riepiloghi e report giornalieri. Queste informazioni sono registrate dal tuo hardware telematico e recuperate dai server di Transpoco; l’Applicazione te le mostra anziché raccoglierle dal tuo dispositivo.
Numeri di contatto dei conducenti (chiamata/SMS): quando il numero di contatto di un conducente è salvato, l’Applicazione può mostrarlo e consentirti di avviare una chiamata telefonica o un SMS a tale conducente. La chiamata o l’SMS viene quindi effettuato tramite l’app telefono o messaggi del tuo dispositivo, sulla tua rete mobile — Transpoco non effettua la chiamata, non invia il messaggio e non ne vede il contenuto. L’Applicazione si limita a trasferire il numero al tuo dispositivo.
Dati del dispositivo, di utilizzo e diagnostici: l’Applicazione raccoglie informazioni tecniche sul tuo dispositivo e su come viene utilizzata l’Applicazione — come il tipo di dispositivo, la versione del sistema operativo, la versione dell’app e gli eventi di utilizzo — tramite il nostro fornitore di analisi, e informazioni diagnostiche (log di arresto anomalo e segnalazioni di errore) tramite il nostro fornitore di segnalazione degli arresti anomali. Le utilizziamo per mantenere l’Applicazione funzionante in modo affidabile e per migliorarla.
Dettagli di accesso: non conserviamo log permanenti del dispositivo collegati al tuo account, ma registriamo i dettagli del tuo ultimo accesso per poter esaminare i problemi che ci segnali.
Fornitori di servizi (sub-responsabili): ci avvaliamo di fornitori terzi per hosting, infrastruttura, manutenzione, backup, elaborazione dei pagamenti, analisi dell’utilizzo dell’app e segnalazione degli arresti anomali. Questi fornitori trattano i dati per nostro conto in virtù di un contratto. L’elenco attuale e nominativo dei nostri sub-responsabili è pubblicato nella nostra knowledge base ed è mantenuto aggiornato; ti invitiamo a consultarlo per conoscere i fornitori specifici che utilizziamo di volta in volta.
Il tuo amministratore dell’account (uso business): se utilizzi l’Applicazione tramite un’organizzazione, il tuo amministratore dell’account può accedere alle informazioni relative al tuo account, compresi i contenuti che invii, e controlla come il tuo account viene consultato, conservato o eliminato.
Obblighi di legge: possiamo divulgare informazioni ove ragionevolmente necessario per rispettare una legge, un regolamento, un procedimento giudiziario o una richiesta governativa applicabile; per far rispettare i nostri accordi; per proteggere la sicurezza o l’integrità dei nostri servizi; o per proteggere Transpoco, i nostri clienti o il pubblico da danni o attività illecite. Ove la legge lo consenta, informeremo il cliente interessato prima di tale divulgazione.
Dati aggregati o anonimizzati: Transpoco può creare prodotti di dati aggregati e anonimizzati (ad esempio dati sul traffico anonimizzati) in cui nessun veicolo, conducente o azienda può essere identificato. I dati anonimizzati non sono dati personali.
il paese di destinazione beneficia di una decisione di adeguatezza della Commissione europea;
sono in vigore clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea, che garantiscono ai tuoi dati la stessa protezione di cui godono in Europa; e/o
vengono attuate misure tecniche e organizzative supplementari ove opportuno.
accedere ai dati personali che deteniamo su di te e riceverne una copia;
ottenere la rettifica dei dati personali inesatti e il completamento dei dati incompleti;
ottenere la cancellazione dei tuoi dati personali in determinate circostanze;
limitare il trattamento dei tuoi dati personali in determinate circostanze;
ricevere i tuoi dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e farli trasmettere a un altro titolare del trattamento (portabilità dei dati);
opporti al trattamento basato sul legittimo interesse; e
revocare il consenso in qualsiasi momento quando il trattamento si basa sul consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

4. Perché usiamo i tuoi dati e le nostre basi giuridiche

Utilizziamo i dati personali raccolti tramite l’Applicazione per fornire, gestire, proteggere, supportare e migliorare il servizio. La tabella seguente illustra ciascuna finalità e la base giuridica applicabile, a seconda di come utilizzi l’Applicazione.

Finalità	Dati personali utilizzati	Base giuridica — Uso business (Transpoco come responsabile)	Base giuridica — Uso individuale (Transpoco come titolare)
Autenticare il tuo accesso (gli account vengono creati sulla piattaforma Move)	Indirizzo e-mail e password che inserisci, verificati rispetto al tuo account esistente	Trattato secondo le istruzioni del titolare (il tuo datore di lavoro), la cui base è generalmente l’esecuzione del contratto di lavoro e/o il legittimo interesse	Esecuzione del nostro contratto con te (art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR)
Visualizzazione delle informazioni di monitoraggio della flotta: posizioni in tempo reale dei veicoli, viaggi, percorsi, riepiloghi giornalieri e nomi dei conducenti	Nomi ed elenchi di conducenti, posizioni dei veicoli, viaggi e percorsi, dati di riepilogo/report — registrati dall’hardware telematico e recuperati dai server di Transpoco	Trattato secondo le istruzioni del titolare; la sua base è generalmente il legittimo interesse a gestire la propria flotta e/o gli obblighi di legge	Esecuzione del nostro contratto con te; il nostro legittimo interesse a fornire funzionalità di monitoraggio della flotta (art. 6, par. 1, lett. b) e f))
Sicurezza, risoluzione dei problemi e assistenza	Dettagli dell’ultimo accesso, log di arresto anomalo e segnalazioni di errore, corrispondenza di assistenza	Trattato secondo le istruzioni del titolare e come consentito dal nostro Accordo sul trattamento dei dati	Il nostro legittimo interesse a mantenere il servizio sicuro e a risolvere i problemi (art. 6, par. 1, lett. f))
Miglioramento del servizio e analisi	Dati del dispositivo, di utilizzo e diagnostici; dati aggregati, anonimizzati e deidentificati come descritto nel nostro Accordo sul trattamento dei dati	Aggregazione/anonimizzazione effettuata come descritto nel nostro Accordo sul trattamento dei dati	Il nostro legittimo interesse a migliorare il servizio (art. 6, par. 1, lett. f)); i dati anonimizzati non sono più dati personali
Contattare un conducente tramite chiamata o SMS dall’Applicazione	Numero di contatto del conducente mostrato nell’Applicazione; la chiamata o l’SMS viene poi gestito dall’app telefono/messaggi del tuo dispositivo	Trattato secondo le istruzioni del titolare; la sua base è generalmente il legittimo interesse nelle operazioni di flotta	Il nostro legittimo interesse a consentirti di contattare i conducenti per le operazioni di flotta (art. 6, par. 1, lett. f))

Il nostro registro completo delle attività di trattamento (RoPA) è disponibile nella nostra knowledge base. Non utilizziamo i tuoi dati personali per addestrare modelli di IA senza consenso esplicito; qualsiasi utilizzo di dati a fini di miglioramento dell’IA/ML è limitato a dati aggregati, anonimizzati e deidentificati, come descritto nel nostro Accordo sul trattamento dei dati.

5. Come condividiamo le informazioni

Non vendiamo i tuoi dati personali né i tuoi Contenuti. Condividiamo i tuoi dati personali solo come descritto di seguito:

6. Trasferimenti internazionali

I dati raccolti tramite l’Applicazione sono ospitati presso una società di hosting certificata ISO 27001 con sede nell’UE. Alcuni dei nostri fornitori di servizi possono essere ubicati in paesi al di fuori dello Spazio economico europeo che non dispongono di leggi equivalenti in materia di protezione dei dati. Quando trasferiamo dati personali a tali fornitori, ci assicuriamo che si applichi almeno una delle seguenti garanzie:

7. Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati

Conserviamo le informazioni del tuo account per tutto il tempo in cui il tuo account è attivo. Quando un account viene cancellato o disattivato, il tuo account e i tuoi dati vengono eliminati entro 30 giorni, e i dati presenti nei backup vengono eliminati entro ulteriori 30 giorni, salvo il caso in cui dobbiamo conservare i dati per adempiere a obblighi di legge, risolvere controversie o far rispettare i nostri accordi.

Se utilizzi l’Applicazione tramite un’organizzazione (uso business), il tuo amministratore dell’account controlla come le informazioni del tuo account vengono conservate ed eliminate mentre il contratto è attivo. Quando il contratto dell’organizzazione con Transpoco termina, l’organizzazione dispone di 30 giorni per recuperare o esportare i propri dati (compresi i registri), dopodiché i dati vengono eliminati come descritto sopra. La responsabilità di conservare tali registri oltre tale momento — compresa qualsiasi durata di conservazione prevista dalla legge applicabile ai registri di revisione o di sicurezza dei veicoli — spetta all’organizzazione in quanto titolare del trattamento.

8. Come proteggiamo i tuoi dati

I dati personali sono archiviati su server mantenuti in un ambiente controllato presso un fornitore di hosting certificato ISO 27001 nell’UE. I dati trasferiti tramite Internet nell’ambito dell’Applicazione sono cifrati in transito mediante il protocollo TLS standard di settore (HTTPS). Transpoco mantiene procedure di sicurezza concepite per proteggere i tuoi dati da perdita, distruzione, alterazione, divulgazione o accesso non autorizzati, accidentali o illeciti, e il nostro personale che accede ai dati personali dei clienti è formato al loro trattamento e vincolato da obblighi di riservatezza.

Nessun sistema di sicurezza è inviolabile e non possiamo garantire che le informazioni trasmesse tramite Internet o archiviate sui nostri sistemi siano assolutamente al sicuro da intrusioni. In caso di violazione dei dati personali, agiremo in conformità ai nostri obblighi di risposta alle violazioni, compresa la notifica ai clienti business interessati senza ingiustificato ritardo e, in ogni caso, entro 24 ore dal momento in cui ne veniamo a conoscenza, come previsto dal nostro Accordo sul trattamento dei dati, e la notifica alle autorità di controllo e agli interessati coinvolti ove richiesto dalla legge.

9. I tuoi diritti

Ai sensi del GDPR e della normativa applicabile in materia di protezione dei dati, hai il diritto di:

Come esercitare i tuoi diritti

Uso individuale: contattaci utilizzando i recapiti della sezione 12, oppure utilizza le impostazioni del tuo account nell’app ove disponibili. Risponderemo alle richieste entro un mese e ci impegniamo a fornire una prima risposta entro una settimana.

Uso business: la tua organizzazione è il titolare del trattamento, pertanto ti invitiamo a indirizzare le richieste al tuo amministratore dell’account in prima istanza. Se ci contatti direttamente, inoltreremo la tua richiesta alla tua organizzazione senza ingiustificato ritardo e la assisteremo nella risposta, in conformità al nostro Accordo sul trattamento dei dati.

Le richieste possono essere effettuate per iscritto (e-mail o ticket di assistenza). Se una richiesta viene effettuata verbalmente, registreremo l’ora e i dettagli della richiesta e ti confermeremo per iscritto la nostra comprensione della stessa. In casi limitati, i dati potrebbero non dover essere cancellati, ad esempio quando la loro conservazione è necessaria per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria o quando si applica un’altra esenzione di legge.

10. La nostra politica nei confronti dei minori

L’Applicazione non è rivolta a persone di età inferiore ai 16 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati personali da minori di 16 anni. Se veniamo a conoscenza del fatto che un minore di 16 anni ci ha fornito dati personali, adotteremo misure per eliminarli. Se vieni a conoscenza del fatto che un minore ci ha fornito dati personali, ti preghiamo di contattarci.

11. Modifiche alla presente informativa

Possiamo aggiornare la presente informativa di tanto in tanto. La data di «ultima modifica» in alto indica quando è stata modificata l’ultima volta, e qualsiasi informativa modificata ha effetto dal momento della pubblicazione su questa pagina. Ci impegneremo ragionevolmente a comunicarti le modifiche significative via e-mail o tramite notifica all’interno dell’Applicazione.

12. Come contattarci

Transpoco — E-pire Limited, operante con il nome di Transpoco, Dublin City University Alpha Innovation Campus, Old Finglas Road, Glasnevin, Dublino 11, Irlanda.

Responsabile della protezione dei dati (DPO): Barry Cronin — support@transpoco.com.

13. Reclami

Se desideri presentare un reclamo su come abbiamo gestito i tuoi dati personali, fornisci al nostro Responsabile della protezione dei dati tutti i dettagli del tuo reclamo e ogni documentazione di supporto utilizzando i recapiti sopra indicati o aprendo un ticket di assistenza. Il nostro DPO si adopererà per fornire una prima risposta entro 10 giorni lavorativi e per esaminare e tentare di risolvere il tuo reclamo entro 30 giorni lavorativi, o entro un termine più lungo se necessario e che ti verrà comunicato.

Hai inoltre il diritto di presentare un reclamo a un’autorità di controllo in qualsiasi momento. La nostra autorità di controllo capofila è il Garante irlandese per la protezione dei dati (www.dataprotection.ie); puoi anche rivolgerti all’autorità di controllo del paese UE/SEE in cui risiedi o lavori.