Application Transpoco Fleet Manager - Politique de confidentialité

 1. Introduction

La présente Politique de confidentialité explique comment E-pire Limited, opérant sous le nom de Transpoco (« Transpoco », « nous »), traite les données à caractère personnel lorsque vous utilisez l’application mobile Transpoco Fleet Manager (l’« Application »). L’Application est un outil de gestion qui vous permet de suivre votre flotte en déplacement : elle affiche la position en direct des véhicules sur une carte, l’historique des trajets et des itinéraires, les résumés et rapports quotidiens, ainsi que des informations sur les conducteurs telles que leurs noms, le cas échéant.

L’Application est utilisée par les gestionnaires de flotte. Toute personne qui se connecte à l’Application est désignée dans la présente politique comme un « utilisateur ». Les personnes dont les données à caractère personnel peuvent apparaître dans l’Application — principalement les conducteurs dont les véhicules, trajets et itinéraires sont affichés — sont les « personnes concernées ». Un utilisateur peut également être conducteur (par exemple un conducteur-propriétaire), auquel cas la même personne est à la fois utilisateur et personne concernée.

La présente politique vous indique quelles informations sont collectées via l’Application, pourquoi, qui en est responsable, combien de temps elles sont conservées et quels sont les droits qui s’y rapportent.

La présente politique doit être lue conjointement avec nos Conditions générales et, pour les clients professionnels, notre Accord de traitement des données (DPA), tous deux disponibles dans notre base de connaissances. En cas de conflit entre la présente politique et le DPA concernant les données traitées pour un client professionnel, le DPA prévaut.

2. Qui est responsable de vos données

L’Application est utilisée de deux manières différentes, et la personne légalement responsable de vos données à caractère personnel dépend de celle qui vous concerne.

A. Usage professionnel — vous utilisez l’Application via votre employeur ou une autre organisation

Si votre compte a été créé parce que votre employeur (ou une autre organisation avec laquelle vous travaillez) est un client de Transpoco, cette organisation est le responsable du traitement des données à caractère personnel traitées dans l’Application — tant vos propres données de compte en tant qu’utilisateur que les données des conducteurs qui vous sont présentées. Elle décide pourquoi et comment ces données sont utilisées — par exemple quels véhicules et conducteurs vous pouvez voir et à quelles fins de gestion de flotte.

Dans ce cas de figure, Transpoco agit en tant que sous-traitant : nous traitons les données à caractère personnel sur les instructions documentées de votre organisation, en vertu de l’Accord de traitement des données qui fait partie de notre contrat avec elle. La propre notice de confidentialité de votre organisation régit ce traitement. Si vous êtes un utilisateur, les demandes concernant vos propres données de compte doivent être adressées à votre administrateur de compte ; si vous êtes un conducteur dont les données sont affichées dans l’Application et que vous souhaitez exercer vos droits, vous devez également contacter l’organisation en tant que responsable du traitement. Vous pouvez toujours nous contacter et nous transmettrons votre demande à votre organisation sans retard injustifié.

B. Usage individuel — vous utilisez l’Application en tant que client particulier

Si vous vous êtes inscrit vous-même à l’Application en tant que client particulier (par exemple, en tant que conducteur-propriétaire ou travailleur indépendant contractant avec Transpoco en votre propre nom), Transpoco est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel collectées via l’Application. Dans ce cas, vous êtes généralement à la fois l’utilisateur et la personne concernée — vous vous connectez pour consulter vos propres données de véhicule, de trajet et d’itinéraire. Nous décidons quelles données l’Application collecte et pourquoi, comme décrit dans la présente politique, et vous exercez vos droits en matière de protection des données directement auprès de nous. Les références dans la présente politique à « votre contrat avec nous » désignent l’accord que vous acceptez avec Transpoco lorsque vous souscrivez ou commandez l’Application et les services associés.

3. Données à caractère personnel que nous collectons

• Connexion et authentification : votre compte est créé et géré sur la plateforme Transpoco Move, et non dans l’Application. Lorsque vous vous connectez, l’Application envoie l’adresse e-mail et le mot de passe que vous saisissez à nos serveurs pour les vérifier par rapport à votre compte existant ; s’ils correspondent, vous êtes connecté. L’Application ne crée pas de comptes et ne collecte pas vos identifiants — elle les utilise uniquement pour vous authentifier.
• Données de flotte et de conducteurs affichées dans l’Application : pour fournir les fonctionnalités de suivi de flotte, l’Application affiche des données à caractère personnel relatives aux conducteurs et aux véhicules, notamment les noms et listes de conducteurs, la position en direct des véhicules sur une carte, les trajets et itinéraires, ainsi que les résumés et rapports quotidiens. Ces informations sont enregistrées par votre matériel télématique et récupérées depuis les serveurs de Transpoco ; l’Application vous les affiche plutôt que de les collecter depuis votre appareil.
• Numéros de contact des conducteurs (appel/SMS) : lorsque le numéro de contact d’un conducteur est enregistré, l’Application peut l’afficher et vous permettre de lancer un appel téléphonique ou un SMS à ce conducteur. L’appel ou le SMS est alors effectué via l’application téléphone ou messagerie de votre appareil, sur votre réseau mobile — Transpoco ne passe pas l’appel, n’envoie pas le message et n’en voit pas le contenu. L’Application transmet simplement le numéro à votre appareil.
• Données d’appareil, d’utilisation et de diagnostic : l’Application collecte des informations techniques sur votre appareil et sur la manière dont l’Application est utilisée — telles que le type d’appareil, la version du système d’exploitation, la version de l’application et les événements d’utilisation — via notre prestataire d’analyse, ainsi que des informations de diagnostic (journaux de plantage et rapports d’erreur) via notre prestataire de rapports de plantage. Nous les utilisons pour assurer le bon fonctionnement de l’Application et pour l’améliorer.
• Détails d’accès : nous ne conservons pas de journaux d’appareil permanents liés à votre compte, mais nous enregistrons les détails de votre dernier accès afin de pouvoir examiner les problèmes que vous nous signalez.
• Prestataires de services (sous-traitants) : nous faisons appel à des prestataires tiers pour l’hébergement, l’infrastructure, la maintenance, la sauvegarde, le traitement des paiements, l’analyse d’utilisation de l’application et les rapports de plantage. Ces prestataires traitent les données pour notre compte en vertu d’un contrat. La liste actuelle et nominative de nos sous-traitants est publiée dans notre base de connaissances et tenue à jour ; veuillez vous y référer pour connaître les prestataires que nous utilisons à un moment donné.
• Votre administrateur de compte (usage professionnel) : si vous utilisez l’Application via une organisation, votre administrateur de compte peut accéder aux informations relatives à votre compte, y compris le contenu que vous soumettez, et contrôle la manière dont votre compte est consulté, conservé ou supprimé.
• Obligations légales : nous pouvons divulguer des informations lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour respecter une loi, une réglementation, une procédure judiciaire ou une demande gouvernementale applicable ; pour faire respecter nos accords ; pour protéger la sécurité ou l’intégrité de nos services ; ou pour protéger Transpoco, nos clients ou le public contre un préjudice ou une activité illégale. Lorsque la loi le permet, nous informerons le client concerné avant une telle divulgation.
• Données agrégées ou anonymisées : Transpoco peut créer des produits de données agrégées et anonymisées (par exemple des données de trafic anonymisées) dans lesquels aucun véhicule, conducteur ou entreprise ne peut être identifié. Les données anonymisées ne sont pas des données à caractère personnel.
• le pays de destination bénéficie d’une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
• des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne sont en place, offrant à vos données la même protection qu’en Europe ; et/ou
• des mesures techniques et organisationnelles supplémentaires sont mises en œuvre le cas échéant.
• accéder aux données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet et en recevoir une copie ;
• faire rectifier les données à caractère personnel inexactes et compléter les données incomplètes ;
• faire effacer vos données à caractère personnel dans certaines circonstances ;
• limiter le traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances ;
• recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les faire transmettre à un autre responsable du traitement (portabilité des données) ;
• vous opposer à un traitement fondé sur les intérêts légitimes ; et
• retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement est fondé sur le consentement, sans que cela n’affecte la licéité du traitement effectué avant le retrait.

4. Pourquoi nous utilisons vos données et nos bases légales

Nous utilisons les données à caractère personnel collectées via l’Application pour fournir, exploiter, sécuriser, prendre en charge et améliorer le service. Le tableau ci-dessous présente chaque finalité et la base légale applicable, selon la manière dont vous utilisez l’Application.

Notre registre complet des activités de traitement (RoPA) est disponible dans notre base de connaissances. Nous n’utilisons pas vos données à caractère personnel pour entraîner des modèles d’IA sans consentement explicite ; toute utilisation de données aux fins d’amélioration de l’IA/ML se limite à des données agrégées, anonymisées et dépersonnalisées, comme décrit dans notre Accord de traitement des données.

5. Comment nous partageons les informations

Nous ne vendons pas vos données à caractère personnel ni votre Contenu. Nous ne partageons vos données à caractère personnel que comme décrit ci-dessous :

6. Transferts internationaux

Les données collectées via l’Application sont hébergées auprès d’une société d’hébergement certifiée ISO 27001 basée dans l’UE. Certains de nos prestataires de services peuvent être situés dans des pays hors de l’Espace économique européen qui n’ont pas de lois équivalentes en matière de protection des données. Lorsque nous transférons des données à caractère personnel vers de tels prestataires, nous veillons à ce qu’au moins l’une des garanties suivantes s’applique :

7. Combien de temps nous conservons vos données

Nous conservons les informations de votre compte tant que votre compte est actif. Lorsqu’un compte est résilié ou désactivé, votre compte et vos données sont supprimés dans un délai de 30 jours, et les données sur les sauvegardes sont supprimées dans un délai supplémentaire de 30 jours, sauf lorsque nous devons conserver des données pour respecter des obligations légales, résoudre des litiges ou faire respecter nos accords.

Si vous utilisez l’Application via une organisation (usage professionnel), votre administrateur de compte contrôle la manière dont les informations de votre compte sont conservées et supprimées pendant la durée du contrat. Lorsque le contrat de l’organisation avec Transpoco prend fin, l’organisation dispose de 30 jours pour récupérer ou exporter ses données (y compris les enregistrements), après quoi les données sont supprimées comme décrit ci-dessus. La responsabilité de conserver ces enregistrements au-delà de ce délai — y compris pour toute durée de conservation légale applicable aux dossiers de contrôle technique ou de sécurité des véhicules — incombe à l’organisation en tant que responsable du traitement.

8. Comment nous protégeons vos données

Les données à caractère personnel sont stockées sur des serveurs conservés dans un environnement contrôlé auprès d’un hébergeur certifié ISO 27001 dans l’UE. Les données transférées sur Internet dans le cadre de l’Application sont chiffrées en transit au moyen du protocole TLS standard du secteur (HTTPS). Transpoco maintient des procédures de sécurité conçues pour protéger vos données contre la perte, la destruction, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisés, accidentels ou illicites, et notre personnel qui accède aux données à caractère personnel des clients est formé à leur traitement et tenu par des obligations de confidentialité.

Aucun système de sécurité n’est inviolable et nous ne pouvons garantir que les informations transmises sur Internet ou stockées sur nos systèmes seront absolument à l’abri de toute intrusion. En cas de violation de données à caractère personnel, nous agirons conformément à nos obligations de réponse aux violations, notamment en informant les clients professionnels concernés sans retard injustifié et, en tout état de cause, dans les 24 heures suivant la prise de connaissance, comme prévu dans notre Accord de traitement des données, et en informant les autorités de contrôle et les personnes concernées lorsque la loi l’exige.

9. Vos droits

En vertu du RGPD et du droit applicable en matière de protection des données, vous avez le droit de :

Comment exercer vos droits

Usage individuel : contactez-nous en utilisant les coordonnées de la section 12, ou utilisez les paramètres de votre compte dans l’application le cas échéant. Nous répondrons aux demandes dans un délai d’un mois, et nous nous efforçons de fournir une première réponse dans un délai d’une semaine.

Usage professionnel : votre organisation est le responsable du traitement ; veuillez donc adresser vos demandes à votre administrateur de compte en premier lieu. Si vous nous contactez directement, nous transmettrons votre demande à votre organisation sans retard injustifié et l’aiderons à y répondre, conformément à notre Accord de traitement des données.

Les demandes peuvent être faites par écrit (e-mail ou ticket d’assistance). Si une demande est faite oralement, nous en consignerons l’heure et les détails et vous confirmerons par écrit notre compréhension de celle-ci. Dans certains cas limités, les données peuvent ne pas devoir être effacées, par exemple lorsque leur conservation est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice ou lorsqu’une autre exemption légale s’applique.

10. Notre politique à l’égard des enfants

L’Application ne s’adresse pas aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données à caractère personnel auprès d’enfants de moins de 16 ans. Si nous apprenons qu’un enfant de moins de 16 ans nous a fourni des données à caractère personnel, nous prendrons des mesures pour les supprimer. Si vous apprenez qu’un enfant nous a fourni des données à caractère personnel, veuillez nous contacter.

11. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de temps à autre. La date de « dernière modification » en haut indique la dernière fois qu’elle a été modifiée, et toute politique modifiée prend effet dès sa publication sur cette page. Nous nous efforcerons raisonnablement de vous communiquer les modifications importantes par e-mail ou par notification dans l’Application.

12. Comment nous contacter

Transpoco — E-pire Limited, opérant sous le nom de Transpoco, Dublin City University Alpha Innovation Campus, Old Finglas Road, Glasnevin, Dublin 11, Irlande.

Délégué à la protection des données : Barry Cronin — support@transpoco.com.

13. Réclamations

Si vous souhaitez vous plaindre de la manière dont nous avons traité vos données à caractère personnel, veuillez fournir à notre Délégué à la protection des données tous les détails de votre réclamation et toute pièce justificative en utilisant les coordonnées ci-dessus ou en ouvrant un ticket d’assistance. Notre DPO s’efforcera de fournir une première réponse dans un délai de 10 jours ouvrables et d’instruire et de tenter de résoudre votre réclamation dans un délai de 30 jours ouvrables, ou dans un délai plus long si nécessaire et qui vous sera notifié.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle à tout moment. Notre autorité de contrôle chef de file est la Commission irlandaise de protection des données (www.dataprotection.ie) ; vous pouvez également saisir l’autorité de contrôle du pays de l’UE/EEE où vous résidez ou travaillez.