Application Transpoco Driver - Politique de confidentialité

 1. Introduction

La présente Politique de confidentialité explique comment E-pire Limited, opérant sous le nom de Transpoco (« Transpoco », « nous »), traite les données à caractère personnel lorsque vous utilisez l’application Transpoco Driver (l’« Application »). L’Application est utilisée par les conducteurs pour effectuer les contrôles quotidiens de véhicule (walkaround) et consulter leur propre score de style de conduite.

L’Application est utilisée par les conducteurs. Toute personne qui se connecte à l’Application est désignée dans la présente politique comme un « utilisateur ». Dans la plupart des cas, l’utilisateur est aussi la principale personne à laquelle se rapportent les données (la « personne concernée ») — vous vous connectez, effectuez les contrôles et consultez votre propre score. Certaines informations que vous saisissez peuvent concerner d’autres personnes ; le cas échéant, elles sont également des personnes concernées.

La présente politique vous indique quelles informations sont collectées via l’Application, pourquoi, qui en est responsable, combien de temps elles sont conservées et quels sont les droits qui s’y rapportent.

La présente politique doit être lue conjointement avec nos Conditions générales et, pour les clients professionnels, notre Accord de traitement des données (DPA). Lorsque des caméras sont utilisées, nos Consignes Caméras et RGPD s’appliquent également. Tous ces documents sont disponibles dans notre base de connaissances. En cas de conflit entre la présente politique et le DPA concernant les données traitées pour un client professionnel, le DPA prévaut.

2. Qui est responsable de vos données

L’Application est utilisée de deux manières, et la personne légalement responsable de vos données à caractère personnel dépend de celle qui vous concerne.

A. Usage professionnel — vous utilisez l’Application en tant que conducteur pour votre employeur ou une autre organisation

Dans la quasi-totalité des cas, vous utilisez l’Application parce que votre employeur (ou une autre organisation pour laquelle vous conduisez) est un client de Transpoco. Cette organisation est le responsable du traitement des données à caractère personnel traitées dans l’Application : elle décide que vous utilisez l’Application, conçoit les listes de contrôle walkaround que vous complétez et décide si le calcul du style de conduite et les caméras sont utilisés. Transpoco agit en tant que sous-traitant, traitant les données à caractère personnel sur les instructions documentées de l’organisation, en vertu de l’Accord de traitement des données qui fait partie de notre contrat avec elle.

La propre notice de confidentialité de votre organisation régit ce traitement. Les demandes concernant vos données (accès, rectification, suppression) doivent normalement être adressées à votre administrateur de compte ; vous pouvez toujours nous contacter et nous transmettrons votre demande à votre organisation sans retard injustifié.

B. Usage individuel — vous utilisez l’Application en tant que client particulier

L’application Driver est conçue pour être utilisée par des conducteurs pour le compte d’une organisation et n’est pas commercialisée pour un usage individuel (B2C). Il est toutefois techniquement possible qu’un client particulier soit configuré comme conducteur dans la plateforme Move et utilise l’Application. Si vous utilisez l’Application de cette manière — ayant contracté avec Transpoco en votre propre nom plutôt que par l’intermédiaire d’une organisation — Transpoco est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel collectées via l’Application, vous êtes généralement à la fois l’utilisateur et la personne concernée, et vous exercez vos droits en matière de protection des données directement auprès de nous. Les références dans la présente politique à « votre contrat avec nous » désignent l’accord que vous acceptez avec Transpoco lorsque vous souscrivez ou commandez l’Application et les services associés.

3. Données à caractère personnel que nous collectons

• Connexion et authentification : votre compte est créé et géré sur la plateforme Transpoco Move, et non dans l’Application. Lorsque vous vous connectez, l’Application envoie l’adresse e-mail et le mot de passe que vous saisissez à nos serveurs pour les vérifier par rapport à votre compte existant ; s’ils correspondent, vous êtes connecté. L’Application ne crée pas de comptes et ne collecte pas vos identifiants — elle les utilise uniquement pour vous authentifier.
• Contenu du contrôle walkaround : lorsque vous effectuez un contrôle walkaround, l’Application traite votre identité de conducteur, l’heure du contrôle et les réponses que vous fournissez. Les questions sont configurées par votre organisation dans la plateforme Move et peuvent être personnalisées ; un contrôle peut donc demander des informations allant au-delà du véhicule lui-même.
• Localisation du walkaround (GPS de l’appareil ou saisie manuelle) : une liste de contrôle walkaround peut comporter une question de localisation. Lorsque vous y répondez, vous pouvez fournir la localisation de deux manières : en laissant l’Application lire la position GPS de votre appareil à ce moment-là (qu’elle convertit en adresse postale), ou en saisissant l’adresse vous-même. Si vous utilisez le GPS de l’appareil, cela est régi par l’autorisation de localisation de votre appareil. La localisation que vous fournissez est enregistrée avec vos réponses et soumise avec le contrôle. La question de savoir si la liste de contrôle demande ou non la localisation est configurée par votre organisation dans la plateforme Move.
• Score de style de conduite : l’Application vous affiche votre propre score de style de conduite. Ces scores sont calculés à partir des données télématiques enregistrées par votre véhicule et, lorsque votre organisation utilise des caméras embarquées et a activé le calcul des scores, à partir de données d’événements issues des images des caméras. L’Application vous affiche votre score sous forme de chiffres ; elle n’affiche ni ne stocke les images des caméras. Toute image de caméra est traitée séparément et est soumise à nos Consignes Caméras et RGPD.
• Données d’appareil, d’utilisation et de diagnostic : l’Application collecte des informations techniques sur votre appareil et sur la manière dont l’Application est utilisée — telles que le type d’appareil, la version du système d’exploitation, la version de l’application et les événements d’utilisation — via notre prestataire d’analyse, ainsi que des informations de diagnostic (journaux de plantage et rapports d’erreur) via notre prestataire de rapports de plantage. Nous les utilisons pour assurer le bon fonctionnement de l’Application et pour l’améliorer.
• Détails d’accès : nous ne conservons pas de journaux d’appareil permanents liés à votre compte, mais nous enregistrons les détails de votre dernier accès afin de pouvoir examiner les problèmes que vous nous signalez.
• Utilisation hors ligne et stockage local : l’Application vous permet d’effectuer les contrôles walkaround sans connexion Internet. Vos réponses — y compris toute localisation et toute information saisie en réponse aux questions de votre organisation — sont stockées sur votre appareil jusqu’à ce qu’une connexion soit disponible, moment auquel le contrôle est soumis à nos serveurs. Jusque-là, les données restent localement sur votre appareil et sont protégées par la sécurité propre à votre appareil (comme le verrouillage de l’écran). Une fois un contrôle soumis, il est supprimé du stockage local de l’Application dans le cours normal de l’utilisation.
• Prestataires de services (sous-traitants) : nous faisons appel à des prestataires tiers pour l’hébergement, l’infrastructure, la maintenance, la sauvegarde, le traitement des paiements, l’analyse d’utilisation de l’application et les rapports de plantage. Ces prestataires traitent les données pour notre compte en vertu d’un contrat. La liste actuelle et nominative de nos sous-traitants est publiée dans notre base de connaissances et tenue à jour ; veuillez vous y référer pour connaître les prestataires que nous utilisons à un moment donné.
• Votre organisation (usage professionnel) : si vous utilisez l’Application via une organisation, votre administrateur de compte et d’autres utilisateurs autorisés (tels que les gestionnaires de flotte) peuvent accéder aux contrôles que vous soumettez et à vos scores de style de conduite, et l’administrateur contrôle la manière dont votre compte est consulté, conservé ou supprimé.
• Obligations légales : nous pouvons divulguer des informations lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour respecter une loi, une réglementation, une procédure judiciaire ou une demande gouvernementale applicable ; pour faire respecter nos accords ; pour protéger la sécurité ou l’intégrité de nos services ; ou pour protéger Transpoco, nos clients ou le public contre un préjudice ou une activité illégale. Lorsque la loi le permet, nous informerons le client concerné avant une telle divulgation.
• Données agrégées ou anonymisées : Transpoco peut créer des produits de données agrégées et anonymisées (par exemple des données de trafic anonymisées) dans lesquels aucun véhicule, conducteur ou entreprise ne peut être identifié. Les données anonymisées ne sont pas des données à caractère personnel.
• le pays de destination bénéficie d’une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
• des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne sont en place, offrant à vos données la même protection qu’en Europe ; et/ou
• des mesures techniques et organisationnelles supplémentaires sont mises en œuvre le cas échéant.
• accéder aux données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet et en recevoir une copie ;
• faire rectifier les données à caractère personnel inexactes et compléter les données incomplètes ;
• faire effacer vos données à caractère personnel dans certaines circonstances ;
• limiter le traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances ;
• recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les faire transmettre à un autre responsable du traitement (portabilité des données) ;
• vous opposer à un traitement fondé sur les intérêts légitimes, y compris le calcul du style de conduite ; et
• retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement est fondé sur le consentement (par exemple la localisation de l’appareil pour une question de localisation walkaround, que vous pouvez contrôler dans les réglages de votre appareil), sans que cela n’affecte la licéité du traitement effectué avant le retrait.

4. Informations sensibles dans les contrôles personnalisés

Étant donné que votre organisation peut personnaliser les questions d’une liste de contrôle walkaround, les réponses que vous saisissez peuvent inclure des données à caractère personnel vous concernant ou concernant d’autres personnes et, dans certains cas, des catégories particulières de données (par exemple des informations relatives à la santé). La décision de poser de telles questions, ainsi que la responsabilité de disposer d’une base légale valable et, le cas échéant, d’un consentement explicite pour toute catégorie particulière de données, incombent à votre organisation en tant que responsable du traitement — et non à Transpoco. Transpoco traite tout ce que la liste de contrôle recueille sur les instructions documentées de l’organisation. Si une question à laquelle on vous demande de répondre vous préoccupe, veuillez en faire part à votre employeur ou à votre administrateur de compte.

5. Pourquoi nous utilisons vos données et nos bases légales

Nous utilisons les données à caractère personnel collectées via l’Application pour fournir, exploiter, sécuriser, prendre en charge et améliorer le service. Le tableau ci-dessous présente chaque finalité et la base légale applicable, selon la manière dont vous utilisez l’Application.

Notre registre complet des activités de traitement (RoPA) est disponible dans notre base de connaissances. Nous n’utilisons pas vos données à caractère personnel pour entraîner des modèles d’IA sans consentement explicite ; toute utilisation de données aux fins d’amélioration de l’IA/ML se limite à des données agrégées, anonymisées et dépersonnalisées, comme décrit dans notre Accord de traitement des données.

6. Comment nous partageons les informations

Nous ne vendons pas vos données à caractère personnel ni votre Contenu. Nous ne partageons vos données à caractère personnel que comme décrit ci-dessous :

7. Transferts internationaux

Les données collectées via l’Application sont hébergées auprès d’une société d’hébergement certifiée ISO 27001 basée dans l’UE. Certains de nos prestataires de services peuvent être situés dans des pays hors de l’Espace économique européen qui n’ont pas de lois équivalentes en matière de protection des données. Lorsque nous transférons des données à caractère personnel vers de tels prestataires, nous veillons à ce qu’au moins l’une des garanties suivantes s’applique :

8. Combien de temps nous conservons vos données

Nous conservons les informations de votre compte tant que votre compte est actif. Lorsqu’un compte est résilié ou désactivé, votre compte et vos données sont supprimés dans un délai de 30 jours, et les données sur les sauvegardes sont supprimées dans un délai supplémentaire de 30 jours, sauf lorsque nous devons conserver des données pour respecter des obligations légales, résoudre des litiges ou faire respecter nos accords.

Si vous utilisez l’Application via une organisation (usage professionnel), votre administrateur de compte contrôle la manière dont les informations de votre compte, les contrôles soumis et les scores sont conservés et supprimés pendant la durée du contrat. Lorsque le contrat de l’organisation avec Transpoco prend fin, l’organisation dispose de 30 jours pour récupérer ou exporter ses données (y compris les enregistrements des contrôles walkaround), après quoi les données sont supprimées comme décrit ci-dessus. La responsabilité de conserver ces enregistrements au-delà de ce délai — y compris pour toute durée de conservation légale applicable aux dossiers de contrôle technique ou de sécurité des véhicules — incombe à l’organisation en tant que responsable du traitement.

9. Comment nous protégeons vos données

Les données à caractère personnel sont stockées sur des serveurs conservés dans un environnement contrôlé auprès d’un hébergeur certifié ISO 27001 dans l’UE. Les données transférées sur Internet dans le cadre de l’Application sont chiffrées en transit au moyen du protocole TLS standard du secteur (HTTPS). Transpoco maintient des procédures de sécurité conçues pour protéger vos données contre la perte, la destruction, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisés, accidentels ou illicites, et notre personnel qui accède aux données à caractère personnel des clients est formé à leur traitement et tenu par des obligations de confidentialité.

Aucun système de sécurité n’est inviolable et nous ne pouvons garantir que les informations transmises sur Internet ou stockées sur nos systèmes seront absolument à l’abri de toute intrusion. Lorsque l’Application stocke des contrôles walkaround non soumis sur votre appareil en vue d’une utilisation hors ligne, ces données sont conservées localement et protégées par les contrôles de sécurité propres à votre appareil ; garder votre appareil sécurisé (par exemple avec un verrouillage d’écran) contribue à les protéger jusqu’à ce que le contrôle soit soumis. En cas de violation de données à caractère personnel, nous agirons conformément à nos obligations de réponse aux violations, notamment en informant les clients professionnels concernés sans retard injustifié et, en tout état de cause, dans les 24 heures suivant la prise de connaissance, comme prévu dans notre Accord de traitement des données, et en informant les autorités de contrôle et les personnes concernées lorsque la loi l’exige.

10. Vos droits

En vertu du RGPD et du droit applicable en matière de protection des données, vous avez le droit de :

Comment exercer vos droits

Usage professionnel : votre organisation est le responsable du traitement ; veuillez donc adresser vos demandes — y compris concernant vos réponses walkaround et vos scores de style de conduite — à votre administrateur de compte en premier lieu. Si vous nous contactez directement, nous transmettrons votre demande à votre organisation sans retard injustifié et l’aiderons à y répondre, conformément à notre Accord de traitement des données.

Usage individuel : contactez-nous en utilisant les coordonnées de la section 13, ou utilisez les paramètres de votre compte dans l’application le cas échéant. Nous répondrons aux demandes dans un délai d’un mois, et nous nous efforçons de fournir une première réponse dans un délai d’une semaine.

Les demandes peuvent être faites par écrit (e-mail ou ticket d’assistance). Si une demande est faite oralement, nous en consignerons l’heure et les détails et vous confirmerons par écrit notre compréhension de celle-ci. Dans certains cas limités, les données peuvent ne pas devoir être effacées, par exemple lorsque leur conservation est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice ou lorsqu’une autre exemption légale s’applique.

11. Notre politique à l’égard des enfants

L’Application ne s’adresse pas aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données à caractère personnel auprès d’enfants de moins de 16 ans. Si nous apprenons qu’un enfant de moins de 16 ans nous a fourni des données à caractère personnel, nous prendrons des mesures pour les supprimer. Si vous apprenez qu’un enfant nous a fourni des données à caractère personnel, veuillez nous contacter.

12. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de temps à autre. La date de « dernière modification » en haut indique la dernière fois qu’elle a été modifiée, et toute politique modifiée prend effet dès sa publication sur cette page. Nous nous efforcerons raisonnablement de vous communiquer les modifications importantes par e-mail ou par notification dans l’Application.

13. Comment nous contacter

Transpoco — E-pire Limited, opérant sous le nom de Transpoco, Dublin City University Alpha Innovation Campus, Old Finglas Road, Glasnevin, Dublin 11, Irlande.

Délégué à la protection des données : Barry Cronin — support@transpoco.com.

14. Réclamations

Si vous souhaitez vous plaindre de la manière dont nous avons traité vos données à caractère personnel, veuillez fournir à notre Délégué à la protection des données tous les détails de votre réclamation et toute pièce justificative en utilisant les coordonnées ci-dessus ou en ouvrant un ticket d’assistance. Notre DPO s’efforcera de fournir une première réponse dans un délai de 10 jours ouvrables et d’instruire et de tenter de résoudre votre réclamation dans un délai de 30 jours ouvrables, ou dans un délai plus long si nécessaire et qui vous sera notifié.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle à tout moment. Notre autorité de contrôle chef de file est la Commission irlandaise de protection des données (www.dataprotection.ie) ; vous pouvez également saisir l’autorité de contrôle du pays de l’UE/EEE où vous résidez ou travaillez.