Nous vous avions parlé très rapidement, dans un de nos derniers articles du remboursement des frais de déplacements (indemnités kilométriques) dans le cadre d’une activité professionnelle (article disponible ICI). Selon l’article 85.2 du Code du Travail, les frais de déplacement, aussi appelé frais kilométrique, doivent être remboursés. Ces frais ne concernent que les déplacements d’un lieu de travail à un autre.
Vous êtes dirigeant d’une entreprise ? Cet article vous concerne. Voici 4 choses à savoir sur les indemnités kilométriques lorsque votre employé utilise son véhicule privé dans le cadre de déplacement professionnel.
1. Conditions pour justifier du remboursement kilométrique
Si vos employés utilisent leur véhicule privé dans le cadre de déplacement professionnel vos conducteurs doivent justifier qu’ils sont bien propriétaire du véhicule à l’aide d’une carte grise et certifier ne transporter aucune autre personne extérieure à ce déplacement.
Il faut respecter certaines règles pour percevoir le remboursement des frais kilométriques donc n’oubliez pas de prévenir vos conducteurs. Ils doivent :
- Présenter des justificatifs des dépenses en carburant, stationnement et péages.
- Justifier le déplacement en précisant la date ainsi que le lieu de départ et d’arrivée, les kilomètres réalisés, la nature du déplacement …
Nous vous conseillons de garder tous les détails précédemment cités avec exactitude dans un carnet de bord et n’hésitez pas à faire des copies des justificatifs par mesure de sécurité.
2. Que couvrent les indemnités kilométriques ?
Les indemnités ont pour but de couvrir :
- Les frais de carburant
- Les frais d’entretien et d’usure
- La prime d’assurance annuelle
De plus ces indemnités sont applicables à tous les types de véhicules comme les voitures mais également les vélomoteurs, les scooters et les motos.
3. Comment fixer le montant du remboursement ?
Le montant du remboursement n’est pas fixé par l’entreprise elle-même. En effet, l’entreprise doit respecter un barème kilométrique établi par le Ministère de l’Economie et des Finances. Pour rappel, le Ministère de l’Economie et des Finances a plafonné le coefficient multiplicateur du barème kilométrique pour automobiles à une puissance fiscale de 7 CV. Voici le barème kilométrique 2015 applicable aux revenus 2014 pour les voitures :
| Nombre de kilomètres parcourus | |||
| CV | 0 à 5000 km | 5001 à 20 000 km | Plus de 20 000 km |
| 3 | 0,410 x km parcourus | (0,245 x km parcourus) + 824 | 0,286 x km parcourus |
| 4 | 0,493 x km parcourus | (0,277 x km parcourus) + 1082 | 0,332 x km parcourus |
| 5 | 0,543 x km parcourus | (0,305 x km parcourus) + 1188 | 0,364 x km parcourus |
| 6 | 0,568 x km parcourus | (0,320 x km parcourus) + 1244 | 0,382 x km parcourus |
| 7 | 0,595 x km parcourus | (0,337 x km parcourus) + 1288 | 0,401 x km parcourus |
Lorsque le salarié doit réaliser des déplacements professionnels avec son véhicule privé, il est possible de l'indemniser par le versement d'allocations forfaitaires.
4. Que choisir entre le véhicule privé ou professionnel pour des déplacements ?
Le véhicule n’étant pas immatriculé au nom de la société, tous les frais engagés sur le véhicule (assurance, essence, réparations et entretiens du véhicule) ne peuvent pas être pris en charge par la société. Le véhicule ne pourra pas être amorti.
Le dirigeant quant à lui peut opter pour l’acquisition d’un véhicule de société via son entreprise. Par conséquent le véhicule utilisé ne sera plus immatriculé en son nom mais à celui de sa société. Le coût d’acquisition sera payé par la société. Elle pourra l’étaler sur plusieurs années.
Les frais d’assurance, de carburant, de réparations et d’entretiens du véhicule seront une charge pour la société.
