De nos jours, le souci de la gestion de carburant semble être courant : les dépenses liées au fonctionnement d’une flotte sont en effet une source de préoccupation pour les professionnels de l'industrie du transport, mais également pour ceux devant conduire dans le cadre de leur activité professionnelle (n'appartenant pas nécessairement au secteur ou n'étant pas forcément des conducteurs professionnels).
D'après un sondage publié par Software Advice, les dépenses en carburant sont souvent plus élevées que ce qui avait été établi dans le budget prévisionnel. Les entreprises semblent désormais s'inquiéter des pratiques de vol de carburant et sont prêtes à collecter des données et à analyser les mouvements de leurs flottes pour lutter contre ce phénomène, tout en améliorant leurs procédés et leurs prévisions budgétaires.
Bien que l'inquiétude soit généralement perçue d’un mauvais oeil, elle peut aussi être considérée comme une émotion positive lorsqu'elle nous pousse à trouver des solutions aux problèmes . En ce qui concerne la gestion de carburant, elle peut en effet être une force motrice pour rendre plus efficace l’activité d’une flotte au sein d’une entreprise, mais également l’entreprise dans son ensemble.
Mais d'où les dépenses en carburant proviennent-t'elle et comment pourraient-elles être mieux gérées ? Quelle est la solution pour répondre aux préoccupations concernant la gestion de carburant ?
- La tenue de documents comptables prenant en compte les erreurs faites à ce niveau peuvent faire varier les frais de carburant
Si vous n’automatisez pas l'enregistrement de vos dépenses en carburant, si vous n'utilisez pas de feuilles de calcul et si vous payez vos conducteurs en espèces pour qu'ils fassent le plein, il est probable que votre service de comptabilité commette des erreurs et dépense plus que nécessaire en carburant. Il se peut également que cela vous fasse perdre le fil de ce que vous dépensez réellement chaque mois et d'année en année. Il est donc préférable d'être équipé d’un système en mesure de garder une trace de chaque achat, vous permettant ainsi d’automatiser les tâches administratives chronophages jusqu’alors accomplies par votre service de comptabilité.
- Le vol de carburant pourrait être une source de coûts supplémentaires qui n’est pas toujours facile à contrôler
Vous ne pensez peut-être pas souvent au vol de carburant, et il se peut que vous ne réalisiez pas que cela est en train de vous arriver avant qu'il ne soit trop tard (et une fois que le mal est fait, le montant des pertes peut alors être très élevé). Si vous n'utilisez pas de système de gestion de carburant, votre seule option est sans doute de vérifier vos relevés bancaires et l’extranet de vos cartes carburants, si vous en utilisez, ce qui s'avérera probablement insuffisant si quelqu'un se sert de ces dernières à des fins personnelles. En revanche, lorsque vous avez un système de gestion de carburant complet, vous pouvez recouper les dépenses en carburant par date et par lieu par exemple.
- La conduite agressive peut être une source de dépenses élevées en carburant
Si les conducteurs roulent vite, freinent brusquement, ou accélèrent rapidement, ils se mettent non seulement en danger, mais leur comportement à risque a également des conséquences sur leur consommation de carburant. Il en va de même lorsque le moteur des véhicules tourne au ralenti. Si vous habituez vos conducteurs et les formez à une conduite prudente, les coûts de votre flotte et vos dépenses globales diminueront. Il existe en effet un lien direct entre sécurité au volant et consommation de carburant.
