Les gestionnaires de flotte doivent souvent superviser plusieurs tâches à la fois, comme s’assurer que toutes les activités sont conformes aux règles de sécurité ou de maintenance afin d’éviter les problèmes liés à la flotte.
Cependant, ils doivent, parfois, régler de nombreux problèmes qui pourraient être facilement évités avec une politique de flotte spécifique selon des thèmes précis tels que :
- Les responsabilités des conducteurs ;
- L’utilisation des véhicules de l’entreprise ;
- L’utilisation de dispositifs de sécurité pour prévenir des dangers comme le téléphone au volant, ou à la conduite en état d’ivresse ;
- L’embauche du personnel et la formation liée à l’entretien d’un véhicule ;
- L’enregistrement des accidents ou des défauts sur un véhicule ;
- L’utilisation de cartes carburants ;
- La mise en place de technologies telles que la télématique.
Caractéristiques spécifiques d’une bonne politique de flotte
Il existe bien d’autres aspects liés à la flotte qui vont nécessiter une politique bien précise. Cependant, tous les points précédemment mentionnés montrent qu’une politique de flotte devrait inclure certaines caractéristiques. Une politique de flotte nécessite de :
- Être écrite de manière claire et précise afin qu’elle soit comprise autant par la direction que par l’administration, les conducteurs ainsi que tous les services au sein de l’entreprise ;
- Respecter la législation actuelle ainsi que les obligations liées à la possession d’une flotte ;
- Être mise à jour régulièrement pour ne pas devenir obsolète. Pour cela, il faut prendre en compte l’évolution des lois mais également celle des systèmes de sécurité liés autant aux véhicules qu’à la manière de travailler.
Comment avoir une politique de flotte efficace ?
Parfois, certains gestionnaires de flotte travaillent dans un environnement soit où aucune politique n’a été installée, soit où au contraire il y a une politique mais elle apparaît inefficace.
Un exemple récurrent concerne le comportement des conducteurs. Les entreprises ayant un parc automobile et employant des conducteurs professionnels mettent souvent en place une politique de « conduite sécuritaire ». Cependant, la politique apparaît inefficace car l’entreprise ne communique pas assez avec les pilotes.
Pour avoir une politique de flotte efficace, il faut :
- S’assurer que chacun respecte la politique et la comprenne, afin d’améliorer cet aspect il est important de faire des réunions régulières pour rappeler les grandes lignes ;
- Indiquer clairement les responsabilités de chacun ;
- Mettre en place des procédures de sanction claires et précises en cas de non-respect de la politique ;
- Développer des procédures d’enregistrement des entretiens, des incidents, des permis de conduire, des contrôles de santé …
Avantages d’une politique de flotte
Tout cela peut sembler trop important pour un gestionnaire qui est déjà occupé mais pourtant une politique de flotte possède de nombreux avantages :
- Réduction des dépenses à long terme ;
- Optimisation de l’utilisation de la flotte ;
- Meilleure communication et amélioration du bien-être des conducteurs ;
- Augmentation de la possibilité d’action en cas de problèmes ;
- Augmentation de l’efficacité puisqu’une politique va réduire considérablement la quantité de travail du gestionnaire, et lui laissera plus de temps pour gérer d’autres problèmes.
