Dans un ancien poste nous vous avions expliqué "pourquoi devriez-vous avoir une politique de flotte ?". Nous vous avions expliqué la forme de la politique de flotte et rapidement le fond. Aujourd'hui, nous allons voir plus précisément le fond d'une politique de flotte et ainsi les 5 points essentiels qui doivent apparaître dans une politique de flotte.
Avoir une politique de flotte au sein de votre entreprise ne signifie pas simplement avoir quelques règles de sécurité ou d’entretien que l’on respecte en vue d’une inspection; c’est plus que cela. En effet, une politique de flotte a pour but de prévenir des problèmes avant qu'ils ne deviennent une préoccupation majeure pour les gestionnaires de flotte.
Si votre flotte n'a pas de politique en place, cela pourrait avoir une incidence sur votre capacité à anticiper les problèmes ou votre capacité à prendre des décisions importantes à la volée; cela pourrait sérieusement affecter les résultats de l'entreprise et/ou augmenter inutilement les coûts. Si vous songez à élaborer une politique pour votre flotte, ce billet pourrait vous être utile, et si vous en avez déjà une en place, vous pouvez partager vos commentaires et suggestions sur certains des points énumérés ci-dessous.
Les points clés d'une politique de la flotte devraient inclure:
1 - Le processus d'embauche de pilotes et de la formation continue
Les procédures d'embauche et la formation des pilotes devraient être des éléments importants d'une politique de flotte. Les entreprises doivent tenir des registres de permis de conduire, des certifications, des contrôles de santé, de formations et les dossiers doivent être mis à jour en conséquence.
2 - Les rapports d'incidents, d'enregistrement et responsabilités
Conduire pour le travail est une activité risquée pour les pilotes de la compagnie et les autres usagers de la route. Les incidents doivent être minimisés autant que possible et un bon système d'entretien préventif peut effectivement diminuer le nombre d'incidents potentiels; bien sûr, il y aura toujours des circonstances imprévues. C'est pourquoi les entreprises devraient avoir une politique sur la façon d'agir dans l'immédiateté d'un incident, comment le signaler et comment le enregistrer en interne; cela va définir les responsabilités pour la société et le personnel, aider à faire face à l'assurance de la flotte, mettre en évidence les véhicules qui sont plus sujet à des incidents et/ou ont besoin d'entretien au-delà des recommandations du fabricant.
3 - Les rapports des blessures, l'enregistrement et responsabilités
Ceci est, malheureusement, une possibilité, mais, espérons-le, peu probable, surtout si vous avez des procédures claires qui fonctionnent efficacement en combinaison avec un programme d'entretien régulier. Les entreprises, dont l'activité est liée à la conduite, ont un principe de précaution à respecter. En France, on retrouve ce principe dans le Code du travail à l’article L4121-2 qui encourage l’employeur à évaluer les risques encourus par les salariés dans leur fonction et trouver des moyens pour les protéger à l’aide de mesures de sécurité ou de la prévention. Si un employé venait à subir un accident qui aurait pu être évité, la responsabilité de l’employeur est mise en jeu et il risque des poursuites judiciaires pour mise en danger d’autrui. Si malheureusement un accident a eu lieu, il faut que l’entreprise enregistre cet accident et par la suite agisse pour que cet accident ne se reproduise plus à l'aide d'une politique soulignant les mesures de précaution à prendre.
4 - L'enregistrement de l'entretien et responsabilités
Un entretien régulier est la clé pour maintenir les véhicules en bon état de fonctionnement. Une politique de flotte devrait se référer à un calendrier précis qui intègre les contrôles hebdomadaires ou autre type d'entretien, et qui indique clairement qui est responsable de leur exécution. En cas d’accident, un mauvais entretien du véhicule ayant causé le dommage peut être retenu contre vous et vous pouvez faire l’objet de poursuites légales. De plus, le véhicule peut être saisi par les forces de l'ordre si celui-ci est considéré comme dangereux.
5 – L’utilisation de véhicules de l'entreprise / véhicules personnels à des fins professionnelles
Une politique de la flotte doit avoir des normes standardisées sur la façon d'utiliser les véhicules de société (probablement de décourager un usage personnel) ou des véhicules personnels (indiquant qui va prendre en charge les frais tels que l'entretien, le carburant, etc.).
