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Gérer sa flotte de véhicules pendant l’été : comment tirer profit de la saison estivale

redigé par Ceciline Stadelmann le 11 juillet 2017 09:07:00 BST

Gérer sa flotte de véhicules pendant l’été : comment tirer profit de la saison estivale.jpeg

Gérer ses véhicules pendant l’été induit des changements liés aux températures élevées que connaît le pays depuis le début du mois de juin. Il y a toujours les bons réflexes à avoir, comme penser à s’hydrater, à vérifier la pression des pneus et à bien entretenir son système de refroidissement pour éviter les surchauffes.

 

Au-delà de ces précautions élémentaires, d’autres mesures peuvent être prises au regard de la sécurité : les beaux jours amènent plus de véhicules sur la route, comme des caravanes, des vélos, des véhicules agricoles, ou encore des touristes. Il en résulte une congestion du trafic routier. Etant donné que les jours d’été coïncident avec les grandes vacances pour les scolaires, on retrouve aussi plus de piétons et d’enfants présents aux abords des routes. Ils doivent être considérés comme des usagers vulnérables qui ne sont souvent pas conscients du danger et qui peuvent adopter des comportements imprévisibles. Il est recommandé de planifier son trajet avec attention, d’accroître son attention au volant, de rouler de manière prudente et d’être attentif aux comportements imprévisibles des autres usagers de la route.

 

Toutefois, gérer une flotte en été présente aussi des avantages. Les gestionnaires de flotte peuvent tirer profit d’une période de l’année où l’activité peut être faible et où les employés prennent leurs congés annuels pour s’assurer du bien-être de la flotte. Voici quelques actions que vous pourriez entreprendre durant la saison estivale :

 

  1. Assurez-vous d’avoir une procédure en place pour les voitures de société

 

Si certains de vos conducteurs utilisent leur voiture de société pour des trajets privés et qu’ils sont censés partir pour les vacances, vérifiez qu’il existe une procédure en place permettant de garder les voitures en toute sécurité au sein de vos locaux. Si c’est le cas, vous pourrez les utiliser ou les faire contrôler durant cette période.

 

  1. Maintenance et vérifications

 

Si vos employés sont en congés, c’est le moment parfait pour vérifier leurs véhicules, les nettoyer de fond en comble mais aussi de programmer leur maintenance. Effectuer les interventions ou certifications nécessaires durant cette période permettra d’éviter des immobilisations ultérieures.

 

  1. Mettez à jour votre politique de flotte

 

Vérifiez votre politique de flotte actuelle et voyez si elle aurait besoin d’être modifiée. Préparez-vous et mettez à jour l’emploi du temps à partir duquel tous vos employés seront de retour. Si vous n’avez pas de politique de flotte, vous pouvez télécharger notre exemple très facilement.

 

  1. Formation des conducteurs

 

Si vos conducteurs sont présents, que l’activité de votre entreprise tourne au ralenti et que vos finances le permettent, planifiez des formations de conduite ou utilisez les rapports de votre logiciel de gestion de flotte pour corriger les comportements dangereux ou les conduites trop gourmandes en carburant de vos conducteurs.

 

  1. Nouveaux outils de gestion de flotte

 

Si vous avez plus de temps disponible que d’habitude à cause d’une activité plus lente ou de votre personnel en vacances, utilisez ce temps pour trouver de nouveaux outils pour améliorer votre gestion de flotte

 

 

 Profitez de l'été pour optimiser votre flotte ! Découvrez comment rendre votre flotte plus performante grâce à notre guide gratuit !

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Catégories : fleet policy, fleet maintenance, technologie de gestion de flotte, gestion de parc automobile, Gestion de flotte, gestion de flotte automobile

Gestion efficace des biens d’une entreprise : quelles astuces ?

redigé par Julia Barbier le 30 mai 2017 09:00:00 BST

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Une véritable utilisation des actifs va bien au-delà du simple fait de s’assurer que les ressources sont utilisées : elles doivent être utilisées correctement ! Mais comment améliorer la gestion des biens d'une entreprise ?

 

Pour commencer, quelles sont les mauvaises façons d’utiliser un bien ?

  • L’utiliser de façon inefficace et onéreuse (trajets à vide, attribution inadaptée d’un véhicule etc.).
  • L’emprunter pour des déplacements non autorisés ou pour effectuer un second travail.  
  • Faire des kilomètres inutiles.
  • Le conduire de façon agressive, augmentant ainsi les risques de pannes, les coûts de maintenance et sa durée de vie.

 

Si vos véhicules sont utilisés de ces différentes manières, votre capacité à gérer de nouvelles affaires efficacement pourrait en être affectée, de plus le revenu investi dans ces biens aura été gaspillé.

 

Alors par quels moyens un logiciel de télématique peut-il améliorer la gestion de vos biens et la capacité de votre personnel mobile ?

  • La révision des itinéraires empruntés, il en existe peut-être des plus efficaces permettant d’éviter la circulation par exemple.
  • La vérification de l’utilisation des véhicules et de l’équipement. Êtes-vous sûrs qu’ils sont toujours conduit de manière responsable ? Dans tous les cas, l’équipement doit être utilisé, selon des lignes directrices recommandées par le constructeur et entretenu régulièrement pour préserver son efficacité.
  • La répartition efficace des missions : répartir les tâches dans un ordre différent pourrait vous faire gagner du temps (vous pouvez également envoyer vos véhicules sur des missions plus proches). De plus, réorganiser le service clientèle pourrait être plus pratique pour vos représentants commerciaux et livreurs. Pensez-y !
  • L’utilisation de toute la capacité de charge dans vos camions et véhicules utilitaires, vos véhicules pourraient avoir de la place disponible pour une charge supplémentaire.
  • La planification des fluctuations saisonnières. Pensez à vous préparer correctement pour les périodes chargées et organiser votre travail pour ne pas vous retrouver sans rien pendant les mois plus calmes.

 

La clé pour améliorer l’utilisation de vos biens est la connaissance, savoir quel bien est utilisé et comment à chaque minute de la journée ! En combinant les boîtiers de localisation GPS avec l’intelligence d’un logiciel de gestion des actifs vous obtiendrez les informations utiles en temps réel (ou très proche du temps réel) et ferez donc un meilleur usage de vos biens.

 

 

Améliorez l'activité de votre flotte et l'usage de vos biens, testez la démo de notre logiciel ici.

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Catégories : Géolocalisation, GPS, gestion de flotte, technologie de gestion de flotte

4 raisons de tester la démo d’un logiciel de gestion de flotte

redigé par Valentine Ollivier le 12 juillet 2016 09:00:00 BST

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Développant des solutions télématiques innovantes depuis 10 ans, nous avons rencontré des professionnels de différents secteurs et de tous horizons, à la recherche de solutions leur permettant de gagner du temps et de l’argent, et de se concentrer essentiellement sur le management de leur flotte. Parmi, nous en avons croisé des plus réticents que d’autres à changer leurs habitudes, ou perplexes face à un logiciel comme outil principal...Jusqu’au jour où ils ont testé la démo d’un logiciel de gestion de flotte et mesuré tout le potentiel de cette technologie !

Si vous faites partie de ceux-là, les 4 points clés que nous allons développer ci-après devraient vous convaincre. On dit souvent “Il faut le voir pour le croire”. Vous verrez que tester la démo d’un logiciel de gestion de flotte changera votre vision de la télématique. Vous avez tout à y gagner !


Vous devriez demander la démo d’un logiciel de gestion de flotte dès aujourd’hui si…


#1 - Vous vous occupez manuellement de la partie administrative et gérez vos effectifs avec des fiches d’appel

Beaucoup de professionnels seraient surpris du nombre d’entreprises et de flottes (petites ou grandes) qui utilisent, encore aujourd’hui, papier et processus manuels pour gérer leur activité. Certains managers préfèrent ignorer la perte de temps et d’argent liée à ce mode de fonctionnement désuet, et surtout les économies potentielle juste grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion de flotte. Ne perdez plus de temps avec ce type de processus...


#2 - Vous aimeriez pouvoir contrôler l’activité de votre flotte à tout moment

De nombreuses société reposant sur des flottes de véhicules doivent généralement travailler en dehors des heures 9h-17h habituelles. Vous voudriez garder un oeil sur ce que fait votre flotte. Comme vous ne pouvez compter sur les appels téléphoniques, il serait judicieux d’avoir un système en place qui vous permet de garder le contact par d’autres moyens. Planifiez une démo dès aujourd’hui, et vous découvrirez que SynX, notre système complet, vous permet d’obtenir toutes les informations nécessaires sur votre flotte, en temps réel, à partir de n’importe quel support ayant accès à internet.


#3 - Vous souhaitez résoudre un problème numériquement, aussitôt qu’il survient

Bien souvent, lorsque l’on se rend compte d’un problème, cela ne veut pas nécessairement dire qu’il est survenu dans la minute, mais est plutôt le résultat d’un processus continu, passé inaperçu (qui a probablement affecté la performance de votre flotte et vos coûts). Vous avez sûrement quelques outils qui vous alertent concernant certains problèmes particuliers, mais cela ne sera jamais aussi efficace qu’un outil qui dresse un panorama complet et détaillé de ce qui est en train de se passer. En obtenant une démo, vous vous apercevrez très vite que SynX met en lumière l’ensemble des défauts et points d’amélioration au sein de votre flotte. C’est un excellent outil de diagnostic.


#4 - Vous désirez régler un problème spécifique propre à votre activité

Le système SynX est évolutif et personnalisable. Il vous suffit de nous faire part de vos besoin, de vos attentes. Nous serons certainement en mesure de trouver les solutions adaptées à vos besoins spécifiques.

 

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Catégories : technologie de gestion de flotte, SynX

3 outils de solution de gestion de flotte pour améliorer le processus de maintenance

redigé par Valentine Ollivier le 21 juin 2016 09:00:00 BST

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Si la maintenance et la gestion du calendrier de l’entretien de votre flotte vous posent problème, vous avez sûrement envisagé une solution de gestion de flotte pour vous aider. Bien que nous connaissions déjà la réponse à votre question - Oui, SynX est tout à fait en mesure de vous aider à gérer et améliorer le processus de maintenance de votre flotte - vous ne connaissez peut-être pas les options ou certain aspect du management d’une flotte qui peuvent en effet vous aider. Découvrons 3 indispensables !


#1 - Module de gestion de maintenance

C’est bien évidemment une option “must-have”, qui couvre la totalité du processus de maintenance, depuis le planning des rendez-vous d’entretien, jusqu’au développement d’une base de données “prestataires”, en passant par l’archivage des factures. Tous les éléments relatifs à la maintenance de la totalité de votre flotte sont accessibles en un clic. Vous pouvez paramétrer votre calendrier, recevoir des notifications “rappel” d’un évènement à venir (contrôle technique, changement des pneus…).


#2 - Checklist de prévention avant de prendre la route

Cette liste de vérifications rapides du véhicule devient incontournable pour les systèmes de gestion de maintenance (déjà très populaire au Royaume-Uni et en Irlande - les Walkaround Checks). Avec cette option dans votre logiciel, vous assurez le contrôle complet du véhicule par les conducteurs avant de prendre la route. C’est également un moyen de vérifier si le véhicule est à jour en termes d’entretien, et de rester conforme aux normes et réglementations en vigueur.


#3 - Onglet Consommation de Carburant

Pourquoi la consommation de carburant? Tout simplement parce que si vous observez une consommation anormale en carburant, cela peut venir d’un problème lié au véhicule, qui nécessitera certainement un rendez-vous chez le garagiste, qui n’était pas prévu. Si un véhicule consomme trop de carburant - ce dont vous ne vous apercevrez pas immédiatement sans un système de gestion de carburant - il y a un problème; qui pourrait rapidement s’aggraver si vous ne le régler pas au plus vite...

 

Améliorez le processus de maintenance de votre flotte grâce à notre checklist de prévention 

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Catégories : maintenance, technologie de gestion de flotte

Système de gestion de flotte, tous les mêmes?

redigé par Valentine Ollivier le 29 mars 2016 09:00:00 BST

Si vous êtes à la recherche d’une solution pour maximiser l’éfficacité de votre flotte et avez déjà testé différents systèmes, ou simplement exploré les possibilités qui s’offrent à vous, les moyens de gestion de flotte vous semble sûrement très similairesDe nos jours, il est vrai que la technologie GPS est à la portée de tous, et peut contribuer, dans une certaine mesure, à la gestion d’une flotte de véhicules. Cependant, il serait faux d’affirmer que tous les systèmes de gestion de flotte disponibles proposent les mêmes services et options. A partir de cela, comment faire pour décider quelle solution sera la plus adaptée à l’activité de votre entreprise?

C’est simple! Vous trouverez dans cet article 6 conseils sur ce qu’il y a à savoir avant de vous équiper d’un système de gestion de flotte, pour vous aider à faire le meilleur choix.

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#1 - Le contrat
Vérifiez les conditions du contrat avant toute démarche d’équipement. Certaines offres ont tendance à engager le client dans un contrat à très long terme. Il est souvent difficile d’en sortir. Avec un contrat à long terme, vous prenez le risque de choisir une solution qui ne sera peut-être pas satisfaisante, et vous devrez continuer à payer ce service, sans pour autant améliorer la gestion de votre flotte, au contraire. Alors qu’un contrat sans engagement vous permet de tester le logiciel, d’évaluer s’il correspond à vos besoins, en restant tout à fait abordable.


#2 - Le prix
Vous avez sûrement déjà reçu des devis, qui vous semblent corrects et intéressants. Faites attention ! Vous pourriez être confrontés à des offres comme celles des hôtels, billets d’avions ou séjours vacances...Les boissons, excursions, transferts ou autres sont-ils inclus? De la même façon, le devis que vous avez reçu peut comprendre ou non l’installation, un certain nombre d’options ou non… Evaluez également avec attention le rapport qualité/prix : Est-ce-que ce fournisseur vous propose simplement le prix le plus bas, ou un produit complet et de qualité?


#3 - L'accessibilité
Pouvez-vous accéder au système via différents supports? Pouvez-vous contacter facilement le service clients, et surtout, la personne à votre écoute est-elle en mesure de répondre à vos questions et fournir des informations supplémentaires?


#4 - Le service clients
Il est important de choisir un fournisseur à la pointe de la technologie, qui ne cherche pas uniquement à vous vendre un produit, mais plutôt qui vous aidera à vous en servir de la façon la plus adaptée pour atteindre vos objectifs. Un bon service après-vente devrait comprendre l’aide à la mise en route, une formation au système, et un service d’assistance, pour retirer un maximum de bénéfices de votre investissement.


#5 - La personnalisation
Si vous avez besoin d’une option plus spécifique ou d’informations complémentaires concernant votre activité, un bon fournisseur sera en mesure de vous aider à régler ce problème: par exemple, vous pourriez demander un rapport de la durée passée par vos employés sur un site précis, ou encore une trace des vérifications rapides de chaque véhicule.


#6 - Les options
En fonction des fournisseurs, les options peuvent porter des noms assez similaires, mais offrir des services très différents. Vérifiez chaque option avec soin avant d’investir dans un système de gestion de flotte.

 

Obtenez une démo gratuite de SynX 

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Catégories : technologie de gestion de flotte

Idées reçues sur la géolocalisation de véhicules

redigé par John Harrington le 24 mars 2015 09:00:00 GMT

 Les gestionnaires de flotte sont souvent submergés par d'innombrables responsabilités qui leur laissent généralement peu de temps pour améliorer l'efficacité de leur gestion et la sécurité de leurs véhicules. Beaucoup considèrent la géolocalisation de véhicule comme une solution possible aux problèmes de flotte qui leur permettrait d'améliorer la productivité, mais sont souvent déconcertés par la perspective d'une transition difficile vers de nouvelles pratiques professionnelles.

Bien que la géolocalisation de véhicules est d'ordinaire envisagée pour l'optimisation de la gestion de flotte et la baisse des coûts, cette technologie fait encore l'objet de nombreuses idées reçues. Nous allons donc tordre le cou à quelques-unes d'entre elles.

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1. La géolocalisation coûte trop cher

À première vue, la géolocalisation peut être une dépense de plus à vos yeux. Pourtant, c'est avant tout une démarche compétitive qui vous permettra de rester concurrentiel face à la plupart des entreprises sérieuses, qui recherchent continuellement des moyens d'augmenter leur productivité et réduire leurs coûts. La géolocalisation peut vous aider à mieux gérer certains facteurs qui échappent à votre contrôle, comme par exemple, les coûts de carburant. À long terme, il peut s'avérer beaucoup plus dispendieux de gérer une flotte inefficace !

2. Elle n'est pas utile aux flottes de petite taille

La géolocalisation de véhicules présente des avantages pour tous, quelle que soit la taille de la flotte. Même si votre flotte ne compte que deux véhicules, vous pouvez capitaliser sur les avantages de la géolocalisation, qui ne se résument pas aux économies de carburant : les informations en temps réel concernant les livraisons et la répartition de vos véhicules peuvent vous aider à améliorer le service client et la mise en place de cartes carburant permet de réduire le temps consacré aux taches administratives. Si vous souhaitez réellement améliorer la gestion de votre flotte, vous devez avoir accès à toutes les données adéquates.

3. Sa mise en œuvre et la formation demandent trop de temps

Il se peut que la transition vers un nouveau système, tel que la géolocalisation de véhicules, ne se fasse pas sans accroc ; que certains employés rechignent à accepter le changement et que la phase initiale soit difficile. Toutefois après quelques jours, voire quelques semaines, vous constaterez les bénéfices : meilleure efficacité, gestion administrative simplifiée, réduction des appels téléphoniques et baisse de la consommation de carburant...

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