Etre un bon gestionnaire de flotte n'est pas simple et beaucoup d'éléments sont à prendre en compte pour éviter les erreurs.
Le “fleet management”, ou gestionnaire de flotte, consiste à confier à une tierce personne la gestion du parc automobile composé de véhicules loués ou achetés. Cependant, la gestion d’une flotte réunie des compétences administratives comme les documents liés au véhicule, logistiques comme la disponibilité des véhicules et techniques qui se traduisent par la maintenance par exemple.
Il y a quelques temps nous vous avions donné les 5 astuces pour être un super manager; aujourd’hui, nous vous mettons en garde des erreurs à ne pas commettre quand on est gestionnaire de flotte.
1 – Adopter la politique de l’autruche
Parfois on préfère ignorer les problèmes et on espère que la situation s’arrangera ou que le problème se résoudra de lui-même avec le temps. Cependant, c’est bien connu, cette pratique n’a jamais fonctionné. Un problème ne disparait jamais, soit il se répéte inlassablement, soit il empire avec le temps.
Chaque problème a une solution spécifique. Une fois le problème identifié, vous pouvez agir et choisir la solution que vous trouverez la plus optimale. C’est pour cette raison qu’il faut prendre conscience immédiatement des problèmes et agir au plus vite.
Par exemple, vous vous appercevez que la vérification des pneus n’est pas faites régulièrement. Pour répondre à ce problème, vous pouvez décider de mettre en place une nouvelle politique liées a la maintenance ou à la sécurité des conducteurs (des pneus sous-gonflés augmentent le risque d’accidents).
2 – Résister aux changements
Ces dernières années, le rôle du manager de flotte a connu une véritable évolution et les questions auxquelles il doit réfléchir deviennent de plus en plus vastes et complexes. Les entreprises externalisent de plus en plus leurs services et le développement des technologies est devenu nécessaire pour favoriser l’adaptation.
Le gestionnaire de flotte doit donc être capable de s’adapter aux changements ainsi qu’aux évolutions (technologiques, matériels …) et voir à travers ces changements un apprentissage ainsi qu’un moyen pour faire évoluer l’entreprise.
Par exemple, nous connaissons depuis maintenant quelques années une évolution des mentalités en faveur du développement durable. C’est pour cette raison que certaines entreprises ont mis en place un système de covoiturage ou se tournent petit à petit vers la voiture électrique afin de réduire les émissions de CO2.
3 – Remettre à demain ce qu’on peut faire le jour même
Il est vrai que la procrastination, comme repousser les délais, peut être bénéfique à certains aspects du business. Par exemple, il est préférable quand il s’agit de choisir une politique d’assurance pour la flotte de prendre son temps.
Cependant, remettre tout à demain peut vite devenir une cause de désorganisation et de retard pouvant même affecter une décision stratégique. Il est toujours préférable de s’organiser et de prévoir des délais que ça soit pour les choses dites “désagréables” ou plus “plaisantes” à réaliser.
Par exemple, dans le cadre de la gestion de flotte, repousser les délais pour la maintenance d’un véhicule peut vite devenir dangereux pour le conducteur, les passagers mais également pour les personnes extérieurs.
4 – Faire de suppositions sur la flotte et les conducteurs
Les véhicules sont-ils utilisés correctement? Les conducteurs suivent-ils les règles liées à la sécurité et à la maintenance? L’information circule t’elle bien en interne? Si vous êtes gestionnaire de flotte vous ne pouvez pas vous permettre de faire des suppositions et ne devez rien prendre pour acquis. Les suppositions sont la naissance des problèmes dans une entreprise.
Par exemple, vous supposez que le contrôle technique de votre flotte a été fait. Si celui ci n’a pas été réalisé, vous prenez le risque de recevoir une amende.
Ces 4 erreurs que l’on peut penser inoffensives peuvent vite devenir un problème de taille pour la performance et la bonne continuité de l’entreprise. S'ajoutent à ces erreurs a ne pas commettre, les 4 principales préoccupations d'un gestionnaire de flotte.
De plus, un système de géolocalisation peut vous aider à éviter certaines erreurs et améliorer l'efficacité de votre entreprise dans plusieurs domaines : économiser sur le budget carburant, augmenter la sécurité de vos chauffeurs, optimiser vos itinéraires, réduire les coûts administratifs, et bien d’autres choses.
